Wanneer is een vertrouwenspersoon verplicht?

Als de eerste kamer instemt met het huidige wetsvoorstel wordt in 2024 het aanstellen van een vertrouwenspersoon in bedrijven met meer dan tien werknemers in dienst verplicht. Met een meerderheid van de stemmen is op 23 mei 2023 dit wetsvoorstel in de Tweede Kamer aangenomen. Het welzijn van uw werknemers is een cruciaal aspect voor het succes van uw onderneming. U kunt of intern een vertrouwenspersoon aanstellen of een externe vertrouwenspersoon inhuren.

Volgens de Arbowet bent u verplicht om goed voor uw werknemers te zorgen. Het is de bedoeling om voldoende bescherming te bieden tegen lichamelijke, psychische en sociale klachten. Daarom wordt vanaf 2024, als de eerste kamer instemt met het huidige wetsvoorstel, het aanstellen van een vertrouwenspersoon in bedrijven met meer dan tien werknemers in dienst verplicht. Dit wetsvoorstel is op 23 mei 2023 met een meerderheid van de stemmen in de Tweede Kamer aangenomen.

Waarom is een (externe) vertrouwenspersoon verplicht?

Het verplichten van een (externe) vertrouwenspersoon is onder andere gebaseerd op de hoge cijfers van het aantal mensen dat veel ongemak ervaart op de werkvloer doordat ze bijvoorbeeld gepest of gediscrimineerd worden. Daarnaast liggen de volgende belangrijke redenen daaraan ook ten grondslag:

• De belangrijkste reden voor het verplichten van een vertrouwenspersoon in 2024 is omdat het welzijn van werknemers van belang is voor de ontwikkeling en de gezondheid van het bedrijf.
• U zorgt voor een vertrouwelijke omgeving voor uw werknemers, omdat ze altijd bij iemand terecht kunnen die te vertrouwen is. Binnen deze omgeving kunnen zij in volledige privacy praten en eventuele problemen bespreken.
• Heeft u als ondernemer meer dan tien werknemers in dienst? Dan moet u gewoon aan de wettelijke verplichtingen voldoen. Doet u dat niet? Dan kunt u te maken krijgen met financiële sancties en andere juridische problemen.

Hoe voldoet u aan deze verplichting?

Oké, het is dus verplicht om in een organisatie met meer dan tien werknemers een vertrouwenspersoon aan te stellen. Maar hoe voldoet u aan deze verplichting? Het is mogelijk om een interne vertrouwenspersoon op te leiden of om een externe vertrouwenspersoon in te huren.

Interne vertrouwenspersoon opleiden

Het is mogelijk om één van uw werknemers op te leiden tot vertrouwenspersoon. Dit kan bijvoorbeeld met onze 4-daagse basisopleiding tot vertrouwenspersoon. In deze opleiding leert uw werknemers alles over het vak van vertrouwenspersoon. Het opleiden van een intern vertrouwenspersoon heeft een aantal voor- en nadelen.

Voordelen:

• De werknemer heeft al diepgaande kennis van de organisatie en cultuur.
• Ze zijn vaak eenvoudiger en laagdrempeliger te benaderen door collega’s, omdat ze de persoon in kwestie al kennen. Een vertrouwd gezicht dus.
• Sneller ingrijpen, omdat ze directe kennis en toegang tot de organisatie hebben.

Nadelen:

• Er kan een beeld ontstaan van subjectiviteit en dus ook minder gevoel van vertrouwelijkheid.
• Risico op belangenconflicten, omdat de interne vertrouwenspersoon zich in een situatie kan bevinden waarbij persoonlijke of professionele belangen de rol van deze persoon kunnen dwarsbomen. Bijvoorbeeld als de vertrouwenspersoon een leidinggevende functie heeft, of betrokken is bij HR.
• Gezien hun primaire verantwoordelijkheden binnen de organisatie kan er sprake zijn van beperkte beschikbaarheid.

Externe vertrouwenspersoon inhuren

De meest eenvoudige manier om aan een verplichte vertrouwenspersoon te voldoen, is door een externe vertrouwenspersoon in te huren via Merlijn. Het inhuren van een externe vertrouwenspersoon kent ook weer voor- en nadelen.

Voordelen:

• Een externe vertrouwenspersoon is vaak onpartijdig en objectief. En dit is cruciaal voor het behandelen van gevoelige onderwerpen.
• Uw medewerkers kunnen het gemakkelijker vinden om vertrouwelijke informatie te delen met een externe partij.
• Externe vertrouwenspersonen kunnen door hun expertise en ervaring unieke inzichten en oplossingen aandragen. Ook zijn ze vaak continue beschikbaar voor ondersteuning in uw organisatie.

Nadelen:

• Beperkte kennis van de organisatie, waardoor ze hier mogelijk tijd in moeten investeren.
• Door hun fysieke afwezigheid in de organisatie, kunnen ze als minder benaderbaar worden ervaren en dus mogelijk als minder toegankelijk.
• Het inschakelen van een externe vertrouwenspersoon kan duurder uitvallen.

Meer informatie?

U bent het dus al organisatie met meer dan tien werknemers verplicht om een interne vertrouwenspersoon aan te stellen of een externe vertrouwenspersoon in te huren. Heeft u dit nog niet op orde? Dan wordt het de hoogste tijd om actie te ondernemen. Merlijn Groep biedt u zowel voor het opleiden van een interne vertrouwenspersoon als het inhuren van een externe vertrouwenspersoon diverse oplossingen. Meer informatie? Neem dan contact met ons op. Wij denken graag met u mee.