Papieren tijgers: het probleem van protocollen

Door Merlijn

Bureaucratisch geneuzel..

Een groot deel van het bureaucratische geneuzel zou in de afgelopen regeerperiode worden afgeschaft. Bedrijven willen dat ook heel graag. Helaas, het lijkt maar niet te lukken. Als je kijkt naar het aantal verplichte protocollen in het kader van de Arbowet, dan kun je daar een kast mee vullen. Heel tijdrovend en vaak alleen nuttig tijdens een inspectie.
De risico-inventarisatie is zo’n voorbeeld. Heel veel papierwerk om risico’s te minimaliseren. De meest dringende gevaren worden dan zo snel mogelijk verholpen. Voor het verhelpen van risico’s aan de welzijnskant worden vaak protocollen geschreven.

Als het gaat om ongewenste omgangsvormen zijn protocollen nuttig voor de beschrijving van het gewenste gedrag en voor het stappenplan over wat je moet doen als iemand zich niet houdt aan de afspraken. Maar met deze protocollen heb je het probleem niet opgelost.

Hoe je het ook opschrijft: ongewenste omgangsvormen blijven heel subjectief. Waar de een veel last van heeft, is voor de ander geen probleem. Waar de een heel makkelijk iemand aanspreekt, is dat voor de ander een brug te ver. Je kunt op papier wel met elkaar afspreken dat als iemand zegt dat hij of zij iets niet wil dat dat dan ongewenst is, maar dan moet je wel zeker weten dat mensen dat ook kunnen en willen zeggen of horen. Wat als dit niet het geval is?

Weten alleen is niet genoeg!

Een probleem van een protocol is dat het niet uitputtend is in het beschrijven van situaties. Wat gebeurt er als een medewerkster zich wel lastiggevallen voelt, maar niet weet of dit ongewenst gedrag is of dat ze zich aanstelt? Verzuim kan een gevolg hiervan zijn.
Van belang is om mensen met elkaar in gesprek te brengen. Alleen het inzetten van protocollen kan leiden tot een vermindering van contact tussen mensen. Een protocol kan als neveneffect hebben dat het mensen in de dader of slachtofferrol drukt. Dit kan ongewenste effecten van dit gedrag uitlokken.
Om te kunnen spreken over ‘gevoelige situaties’, zoals ongewenste omgangsvormen, moet je je kwetsbaar durven opstellen. Het ‘slachtoffer’ moet durven spreken over iets waar hij of zij het moeilijk mee heeft of waar die zich misschien zelfs voor schaamt. De ‘dader’ moet onder ogen durven zien dat die iets gedaan heeft wat niet kan. Dat is niet makkelijk!
Van medewerkers mag je verwachten dat ze zelf actie ondernemen als er iets gebeurt, wat zij als ongewenst ervaren. Je mag verwachten dat ze in gesprek gaan met elkaar.
Het is wel nodig dat medewerkers hiervoor over de benodigde vaardigheden en inzichten beschikken. Is dat niet het geval, dan kan een training of coaching uitkomst bieden.

Lees meer over conflicten & ongewenste omgangsvormen:

https://www.merlijngroep.nl/blog/verzuim-ruzies-op-het-werk-werkstress/