Hoe voorkom je dat een conflict omslaat in langdurig verzuim?

Door Francine ten Hoedt-van Rintel

Een al te bekende situatie: Bij uit de hand lopende arbeidsconflicten meldt een van de conflictpartners zich vaak ziek.

Niet om onder het conflict uit te komen, maar omdat er daadwerkelijk lichamelijke klachten zijn, zoals hartkloppingen, concentratieverlies, hoge bloeddruk, hoofdpijn. Klachten die erg lijken op overspannenheid of burn-out maar die te wijten zijn aan de spanning die het conflict met zich meebrengt. Gelukkig zijn er steeds meer bedrijfsartsen die zich realiseren dat deze klachten niet altijd een lichamelijke oorzaak hoeven te hebben, maar ook het gevolg kunnen zijn van een conflict op de werkvloer. Dan is het zaak om het conflict op te lossen, in plaats van de medische weg te kiezen.

In 2018 is er tevens een Europese subsidie beschikbaar die tot doel heeft mensen langer en productief aan het werk te houden. Lees meer over gezondheid en conflict.

Wat kun je als teamleider doen om langdurig ziekteverzuim te voorkomen?

1. Wees attent op conflictsignalen. Medewerkers die in conflict zijn, geven allerlei signalen af: onaardige ‘grapjes’, eerst over elkaars werk, daarna over elkaar. Ze kunnen heftig debatteren over de kleinste dingen. Ze mijden elkaar en proberen te voorkomen dat ze moeten samenwerken. Ze zoeken steun bij collega’s. Ze proberen elkaar steeds een hak te zetten.
2. Als je medewerkers voldoende conflictvaardig zijn, dan hoef je alleen maar iets simpels te vragen als: ‘Gaan jullie altijd zo met elkaar om?’ of ‘Wat gebeurt hier?’ om ze erop attent te maken dat ze conflictgedrag vertonen. Mocht dat niet helpen, dan kun je een gezamenlijk gesprek organiseren, waarin je hun gedrag naar elkaar benoemt aan de hand van een situatie die je (zo kort mogelijk geleden) hebt waargenomen. Vertel zo feitelijk mogelijk wat je opviel in hun gedrag: ‘A, jij stond bij het koffiezetapparaat. Ik zag jou, B, die kant oplopen met een lege beker in de hand. Je zag wie er koffie inschonk. Je draaide je om en liep terug naar je werkplek. Pas toen A. op haar werkplek zat, haalde jij jouw koffie. Herken je dat? Wat is er aan de hand?’ Daarmee beoordeel je het gedrag niet, je benoemt alleen wat je opviel. Als de collega’s aangeven dat er niets aan de hand is, accepteer je dat. Je kunt eventueel nog opmerken dat als er wel iets aan de hand is, je ervan uitgaat dat zij dat zelf zullen oplossen.
3. Als je medewerkers niet voldoende conflictvaardig zijn, kan er al snel escalatie optreden. Omdat ze zich door het conflict laten meesleuren, kunnen ze er zelf niet uitkomen. Dan kun je als teamleider beginnen met een gezamenlijk gesprek te organiseren, waarbij je hen uitnodigt om hun verhaal te doen. Geef uitdrukkelijk aan, dat het alleen maar gaat om het horen van elkaars verhalen, zonder dat er naar een oplossing gezocht wordt. Benadruk dat het niet om schuld of gelijk gaat, maar om uit te vinden wat er aan de hand is. Laat ze aan elkaar uitleggen wat zij denken dat er gebeurd is en wat zij daarbij gedacht hebben. Meestal hebben hun OMA (opvattingen, meningen en aannames) een enorme rol gespeeld bij het ontstaan van hun conflict. Blijf niet te lang stilstaan bij het verleden, anders kan het conflict verder escaleren. Vraag hen hoe ze zich voorstellen dat hun samenwerking in de toekomst zal verlopen.
4. Neem samen met hen het gedrag onder de loep. Kies een situatie die voor de conflictpartners illustratief is voor hun conflict. Vraag aan welk specifiek gedrag van de ander ze zich gestoord hebben. Laat het gedrag beschrijven in zintuigelijke termen, bijvoorbeeld: ik zag je ogen groot worden, ik hoorde dat je harder ging praten… enzovoort. Tien tegen een dat ze zich er absoluut niet van bewust zijn dat juist dat specifieke gedrag zorgt voor problemen. Daarna kun je samen het gewenste gedrag formuleren. Hoe willen de conflictpartners in de toekomst dat de ander zich in dit soort situaties gedraagt. Bijvoorbeeld: Als je ’s ochtends binnenkomt, vind ik het fijn als je even goeiemorgen zegt. Dan voel ik me gezien.
5. Leg er de nadruk op dat zij samen een oplossing moeten vinden.
6. Als het conflict erg uit de hand gelopen is, probeer dan niet zelf voor bemiddelaar te spelen. Je zit in een lijnfunctie en het kan heel goed zijn dat je op enig moment maatregelen moet nemen. Als je dan eerst bemiddelaar hebt gespeeld, begrijpen je medewerkers het niet als je dingen gaat doen als schorsing, dossier opbouw enzovoort. Dat voelen ze dan als verraad, waardoor de situatie alleen maar verder escaleert, met jou als teamleider ook als betrokkene.
7. Bij een conflict is er de neiging om de conflictpartners uit elkaar te halen, bijvoorbeeld door een afkoelingsperiode af te kondigen, de mensen fysiek niet meer bij elkaar in de buurt te laten werken of een schorsing te geven. Als mensen niet met elkaar kunnen praten, zal het conflict alleen maar nog erger worden, omdat de conflictpartners zich helemaal in hun eigen waarheid kunnen verschansen. Ze krijgen immers geen weerwoord. Door ze met elkaar te laten praten, door ze elkaars verhaal te laten horen, door met elkaar uit te wisselen welke vooronderstellingen, interpretaties en achtergronden er zijn, kunnen de conflictpartners begrip voor elkaars gedrag kweken. En dat is de basis voor een goede samenwerking.
8. Als de bedrijfsarts stelt dat er geen contact mag worden opgenomen met een zieke medewerker, betekent dat dat je je medewerker niet mag lastig vallen met dingen over het werk. Het betekent beslist niet dat je helemaal niets van je mag laten horen. In tegendeel. Menig conflict is uit de hand gelopen, omdat de teamleider en de collega’s dachten dat ze helemaal geen contact met de zieke mochten opnemen, terwijl de zieke thuis enorm zat te balen, omdat niemand iets liet horen. Je kunt altijd via een vriendelijke mail vertellen dat de bedrijfsarts heeft gezegd dat er geen contact mag zijn, maar dat je je collega in ieder geval beterschap wilt wensen. Je kunt dan ook vragen of het goed is, dat jij of de collega’s af en toe informeren hoe het met de medewerker is, zonder over het werk of de taken te praten. Als je medewerker helemaal geen contact wil, kun je vragen of hij/zij toch af en toe wil laten weten hoe het ermee is.

 Er zijn nog veel meer manieren om ziekteverzuim te voorkomen. Maar in feite komt het erop neer dat je als leidinggevende het gedrag van je medewerkers goed monitort en op relatie stuurt.

Lees meer over conflictcoaching:

https://www.merlijngroep.nl/blog/ruzie-tussen-leidinggevende-en-medewerker/