De vertrouwenspersoon; ‘een manusje van alles?’

Door Merlijn

Met de invoering van de Wet huis klokkenluiders heeft menig vertrouwenspersoon de vraag gekregen om naast hun rol als vertrouwenspersoon voor ongewenste omgangsvormen, het onderwerp integriteit er maar even bij te pakken.  Dat is wel zo efficiënt, toch? Probleem opgelost…  Of probleem gecreëerd?

Vertrouwelijkheid

In de Arbocontext zijn de vertrouwenspersonen van origine er voor de klagers; ze bieden een luisterend oor, ze staan bij met raad en daad, kunnen de thermometer zijn voor de organisatie en met adviezen komen om de werksituatie te verbeteren.  Maar wat de klacht betreft blijft de klager aan de bal.  Daar mag de vertrouwenspersoon niet mee gaan lopen.

Wat betreft meldingen aangaande mogelijke integriteitsschendingen groeit het belang van de organisatie.

De gevolgen van het in stand houden van bijv. een ‘maatschappelijke misstand’ strekken verder dan het werkklimaat. Die kunnen de kern van de bedrijfsvoering raken en de reputatie, of zelfs de continuïteit van het bedrijf in gevaar brengen. Wat nu als de potentiele melder wel zijn hart wil luchten, maar niet formeel wil melden en jou niet als intermediair accepteert?  Wat vraagt het organisatiebelang dan van jou als vertrouwenspersoon? En hoe is dat anders als het enkel een ‘onregelmatigheid’ betreft?

Adviesrol

Vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen hebben een gidsrol; ze kunnen ook met enige afstand het geheel overzien, waar de klager dat vaak niet meer heeft, ingezogen als die is in het conflict dat hem of haar wakker houdt. In hun advies kunnen ze de klager de verschillende opties en wegen laten zien die eventueel te bewandelen zijn en die wandeling eventueel gezamenlijk aangaan.
Meldingen vergroten de complexiteit.  Dat vraagt dat de vertrouwenspersoon basiskennis heeft van mogelijke integriteitsissues binnen organisaties en hoe daarmee om te gaan.  Dat vraagt om kennis van de dilemma’s waar mensen voor kunnen komen te staan en hoe ze daarin te adviseren, zonder de aap op zijn of haar schouders te nemen.  En ook: waar eindigt de vraag om advies, en begint de (verkapte) melding?

Nazorg

De functiebeschrijving van de LVV spreekt over ‘De vertrouwenspersoon verleent nazorg en houdt de melder op de hoogte van de voortgang en eventuele afhandeling van de melding.’ Daarbij is de vertrouwenspersoon niet betrokken bij het onderzoek.  Ook dat klinkt als gesneden koek; nazorg in de vorm van ‘zorgen dat de klacht goed is afgehandeld’, hoorde al bij het standaardpakket van de (externe) vertrouwenspersoon.  Contact met de klager is dan vaak voldoende om zicht te krijgen op de afhandeling.  Hoe anders is dit bij een melding.  De melder zal mogelijk als getuige, of misschien wel als medeverdachte, in het onderzoek betrokken worden, maar heeft geen zicht op het geheel.  De vertrouwenspersoon zal doorgaans geen toegang hebben tot de voortgang en afhandeling van de melding, paradoxaal genoeg om redenen van vertrouwelijkheid.   Hoe nu deze verantwoordelijkheid in te vullen?
Bovenstaande vraagstukken zijn voorbeelden die aangeven dat een vertrouwenspersoon integriteit als onderwerp er niet even ‘bij kan doen’.  Dat vraagt om voorbereiding en training.  Voorbereiding van de organisatie: is het beleid – met het oog op de uiteenlopende kenmerken van beide categorieën – aangescherpt en helder, en is iedere medewerker afdoende geïnformeerd hierover? En daarnaast gedegen training van de vertrouwenspersoon of personen door ervaren professionals, zodat ze voldoende toegerust aan dit nieuwe vakgebied kunnen beginnen.

Dus de vertrouwenspersoon als een ‘manusje van alles’ ?  misschien…maar niet zo maar!

Interesse in het vak van een vertrouwenspersoon? Zie ook onze basisopleiding tot vertrouwenspersoon.

Lees meer over vertrouwenspersonen:

https://www.merlijngroep.nl/blog/devertrouwenspersoon/