Interne of externe vertrouwenspersoon?

Door Marianne van der Meulen

Wat te doen, een interne of externe vertrouwenspersoon aanstellen?

Steeds meer organisaties realiseren zich hoe belangrijk het is een vertrouwenspersoon (VP) te hebben. Daarbij zullen ze ook de keuze moeten maken tussen een interne of een externe vertrouwenspersoon.
Beide vormen hebben voordelen en nadelen. In deze blog geef ik deze weer, zodat u weloverwogen een keuze kunt maken. De beslissing is sterk afhankelijk van de eigen organisatie en er is dan ook geen standaard advies te geven. Het aantal voor-en nadelen is ook beslist niet maatgevend, u zult die zelf moeten wegen. We denken hierin natuurlijk graag met u mee en geven u desgewenst een advies op maat.

Interne vertrouwenspersoon

Een interne vertrouwenspersoon is een medewerker uit de organisatie die de rol als vertrouwenspersoon er bij krijgt. Hij/zij doet het werk dus naast de gebruikelijke werkzaamheden. Een organisatie kan ook meer interne vertrouwenspersonen hebben. In heel grote organisaties kan het een aparte functie zijn.
Belangrijk hierbij is:

• De vertrouwenspersoon geniet voldoende vertrouwen van de overige medewerkers. Daarbij speelt de manier van benoemen een grote rol: benoemt de directie iemand die niet goed ligt bij de medewerkers, dan heeft de benoeming weinig zin. Ook de functie van de betrokkene is van belang; als deze niet gezien wordt als onafhankelijk, zal men niet zo snel naar de betrokkene toestappen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als iemand van HR benoemd wordt, of iemand die dicht bij de directie staat. Ook is de rol niet gemakkelijk te combineren met die van OR-lid;
• De rechtspositie van de interne VP moet goed geregeld zijn. Voorkeur verdient het hierbij dat de VP dezelfde rechtsbescherming krijgt als leden van de OR;
• De VP wordt voldoende in staat gesteld om zijn werkzaamheden uit te oefenen. Dit betekent, dat die voldoende tijd en middelen heeft. Dit kan dus betekenen dat de VP minder tijd heeft voor zijn eigenlijke werkzaamheden. Denk hierbij ook aan de mogelijkheid melders buiten de eigen organisatie op te vangen (kosten);
• De VP moet beschikken over voldoende kennis en vaardigheden. De Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid stelt als eis dat de VP goed opgeleid is.

Voordelen van interne vertrouwenspersoon

• Kent de cultuur van de organisatie en doorziet daardoor wellicht sneller achterliggende problemen. Dit is met name van belang bij de voorlichting over ongewenst gedrag en het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan de directie (twee van de drie taken van de vertrouwenspersoon);
• Is bekend bij medewerkers of voelt meer eigen, waardoor de drempel lager kan zijn. Dit is overigens mede afhankelijk van de manier waarop de vertrouwenspersonen benoemd zijn. Lage kosten, het blijven interne kosten, dus zijn die minder zichtbaar.

Nadelen van interne vertrouwenspersoon

• De VP krijgt waarschijnlijk niet heel veel meldingen en is dus niet in staat veel ervaring op te doen;
• Soms hebben medewerkers niet het vertrouwen dat een interne VP informatie voor zich houdt. Dit is mede afhankelijk van de cultuur binnen het bedrijf en de persoon van de VP;
• In geval van afwezigheid is vervanging niet altijd gemakkelijk te regelen;
• Er kan een conflict ontstaan tussen de werkzaamheden als VP en de gebruikelijke werkzaamheden. Dit kan zowel op gebied van inhoud als in tijd;
• De tijd en kosten voor opleiding en nascholing nemen soms meer tijd in dan de feitelijke werkzaamheden als VP.

Externe vertrouwenspersoon

Een externe vertrouwenspersoon is iemand die door de organisatie ingehuurd wordt voor de werkzaamheden die bij de VP horen. Een externe vertrouwenspersoon kan worden ingehuurd via een organisatie of rechtstreeks, als een externe vertrouwenspersoon als zelfstandige werkt.  Veelal worden afspraken gemaakt op basis van een uurtarief of op basis van een abonnement. In een dergelijk abonnement zijn veelal een aantal zaken vastgelegd die in de prijs zijn inbegrepen.

Voordelen externe vertrouwenspersoon

• Heeft meer afstand tot de organisatie en zal dan ook niet zo snel meegezogen worden in een situatie. De VP is onafhankelijk, en is objectief’;
• Heeft ruime ervaring met het werk als vertrouwenspersoon en vaak ook met aanpalende rollen als bijvoorbeeld mediator, bedrijfsmaatschappelijk werker en dergelijke;
• Is gemakkelijk te vervangen bij ziekte of vakantie;
• Eventuele repercussies van directie bij onwelgevallige adviezen wegen minder zwaar: een opdrachtgever verliezen is vervelend, maar minder ingrijpend dan het verlies van je baan;
• Kan als sparring partner van interne vertrouwenspersoon dienen;
• Er is voldoende aanbod aan externe vertrouwenspersonen, zodat gemakkelijk diegene gekozen kan worden die past bij de organisatie;
• Kosten voor opleiding en bijscholing worden niet apart in rekening gebracht, maar zijn in het tarief inbegrepen;
• Kent veel organisaties en kan die kennis en ervaring inzetten voor uw organisatie;
• Kosten zijn zichtbaar.

Nadelen van externe vertrouwenspersoon

• Kent de structuur en de cultuur van de organisatie minder en zal die moeten leren kennen;
• Voelt voor medewerkers soms erg op afstand waardoor ze misschien niet zo snel contact zullen opnemen;
• Kosten zijn zichtbaar.

Combinatie interne- en externe vertrouwenspersonen

Veel van de bovengenoemde voor-en nadelen zijn op verschillende manieren te ondervangen. Steeds meer organisaties doen dit door te kiezen voor een combinatie van een interne met een externe vertrouwenspersoon. De voordelen van beide varianten worden op die manier optimaal benut. En de nadelen beperkt. Meestal heeft de medewerker de keuze om naar de interne of naar de externe VP te gaan. Voordeel is ook dat de externe vertrouwenspersoon, met zijn vaak grotere ervaring, kan dienen als klankbord voor de interne vertrouwenspersoon.

Conclusie een interne of externe vertrouwenspersoon aanstellen:

Zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon heeft voor- en nadelen. Het is maar net wat de organisatie belangrijk vindt. Ook de grootte van de organisatie speelt een rol. In een kleine organisatie is het vaak lastig een vertrouwenspersoon te vinden, zeker als men de medewerker een keuze wil geven. Daar zal men dan ook vaak voor een externe vertrouwenspersoon of een combinatie kiezen.

In grote organisaties is het gemakkelijker mensen te vinden die deze rol op zich willen nemen. Als er meer vertrouwenspersonen zijn, hebben medewerkers nog steeds de keuze naar wie ze toe willen gaan en is er de mogelijkheid tot diversiteit.  In heel grote organisaties zien we vertrouwenspersonen die full time vertrouwenspersoon zijn.

Het is ook mogelijk om bij ons de basisopleiding tot vertrouwenspersoon te volgen. Na dit traject kunt u zich als LVV gecertificeerd vertrouwenspersoon aanstellen.

Heeft u vragen over het voorgaande? Neem vrijblijvend contact op met Merlijn.

Lees meer over vertrouwenspersonen:

https://www.merlijngroep.nl/blog/huis-klokkenluiders-belicht-status-vpi/