‘Als ze aan de medewerkers zitten, krijgen ze met mij te maken.’

Door Merlijn

Onlangs had ik een gesprek met een directeur van een zorginstelling. We hadden het over de juiste aanpak voor een veilig en gezond werkklimaat en de rol van de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen. “Ons uitgangspunt is: alle medewerkers en ook de vrijwilligers die hier werken, moeten zich vrij en veilig kunnen voelen en in een goede sfeer kunnen samenwerken,” legde de directeur uit.  “En als ze hun handen niet thuis kunnen houden en de dames ongewenst aanraken, dan krijgen ze met mij te maken,” voegde hij er met nadruk aan toe.
Beter kun je het niet hebben, zou je zeggen, als de hoogste leiding zo betrokken is en zich sterk maakt voor een goed werkklimaat. Het is immers essentieel dat de leiding van de organisatie de normen en waarden uitdraagt.

Aanpak Ongewenste omgangsvormen en integriteit.

Maar er valt ook iets op aan te vullen.  Want beleid voor (on)gewenste omgangsvormen en integriteit vraagt om een gestructureerde aanpak met een gepaste verdeling van rollen en taken. Dat kan ertoe leiden dat de hoogste leiding in bepaalde stadia van een incident juist op afstand blijft, al is het alleen maar, omdat het gedrag van de baas zelf ook aanleiding tot klachten kan zijn. Een incident behoort correct onderzocht en afgehandeld te worden, voortvarend maar met zorgvuldige vaststelling van feiten. Dat is in het belang van elke betrokkene en ook voor de organisatie als geheel.

Het protocol.

Het is daarom verstandig een protocol op te stellen dat beschrijft hoe de organisatie omgaat met klachten over ongewenste omgangsvormen en misstanden. De medewerkers moeten weten dat ongewenst gedrag niet getolereerd wordt en dat overtreders van de regels op disciplinaire maatregelen kunnen rekenen. Een goed protocol is ook een aanmoediging aan de medewerkers om de stap zetten om hun beklag te doen, want vaak wordt daarvan uit gebrek aan vertrouwen van afgezien, zo blijkt in de praktijk.
Het protocol geeft daarom ook duidelijk aan bij wie je terecht kunt, als je iets vervelends hebt meegemaakt en wat je mag verwachten van een gesprek met een vertrouwenspersoon of als je een klacht indient.
Kortweg gezegd geeft een protocol aan wat de normen en waarden en omgangsvormen in de organisatie zijn en hoe die gehandhaafd worden. Dat lijkt misschien een open deur, maar het betekent toch veel voor de cultuur van de organisatie als de leiding aangeeft: zo denken wij en zo werken wij, daar staan wij voor!
Deze opzet heeft veel voordelen: je hebt de gewenste verdeling van rollen en taken, de juiste mate van vertrouwelijkheid, de regie bij de juiste personen, een grotere kans op oplossingen en een kleinere kans op escalatie. Je bevordert ook de cultuur om je mond open te doen als zaken niet in de haak zijn. Je mag elkaar aanspreken en het probleem oplossen. Als dat niet gaat, kun je een stap verder gaan, naar de vertrouwenspersoon of een klacht indienen, want dat is niet hetzelfde. Bij een vertrouwenspersoon mag je in vertrouwen je verhaal doen; een klacht moet in behandeling genomen worden.
Beleid voor omgangsvormen en integriteit hoeft zo ingewikkeld niet te zijn. Veel organisatie hebben hun normen en waarden netjes op de website staan. De goede wil is aanwezig. Maar je moet dat beleid wel duidelijk uitwerken: Zorg er voor, dat de (externe) vertrouwenspersonen goed vindbaar op de website staan en vermeld alle spelregels in een mooi overzicht.

Wilt u een externe vertrouwenspersoon aanstellen of bent u in twijfel?

Doe de gratis & anonieme conflictscan of bel geheel vrijblijvend met een van onze adviseurs via 073 532 3582 of mail info@merlijngroep.nl.
Klik hier voor meer informatie over de externe vertrouwenspersonen van Merlijn Advies Groep.

Bent u op zoek naar een gecertificeerde externe/interne vertrouwenspersoon opleiding?

De Basisopleiding tot Vertrouwenspersoon van Merlijn Groep is geaccrediteerd door de LVV, de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen. Dit is een beroepsvereniging van vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen, integriteit en/of combinaties daarvan.

Lees meer over vertrouwenspersonen:

https://www.merlijngroep.nl/blog/conflictvaardig/interne-of-externe-vertrouwenspersoon-merlijn-groep/