Verzuim, ruzies op het werk, werkstress: 5 manieren om ze te voorkomen en op te lossen.

Door Lydia Charlier

Vaak zijn conflicten in organisaties eerder latent dan tastbaar aanwezig.

Ze zijn lastig aanwijsbaar en benoembaar. Ze leveren onnodige werkstress. Energie lekt weg. Veel organisaties zijn allergisch voor conflict. Herkenbaar voor u als ondernemer, werkgever, leidinggevende?

Bekijk het eens anders:

Een conflict is een noodzakelijk deel van het (verander)proces. Conflict is een teken dat er iets wringt. Dat aanpakken kan dienen als het begin van vooruitgang. Van oorsprong naar voorsprong. Niet lang geleden vroeg een change manager mij in de wandelgangen:

Waarom zou ik onbehagen, ruzies en ander onmin een podium geven? Daar zijn heel veel – harde en zachte – redenen voor.

Oorzaken van conflict

Conflicten kennen 2 oorzaken:

• Ze komen voort uit weerstand tegen de verandering
• Ze hebben te maken met botsende standpunten over het hoe en wat.

Een paar harde feiten

De kosten van verzuim door interne ruzies en spanningen lopen snel op. Medewerkers blijven bijvoorbeeld door dit soort conflicten twee keer langer thuis dan normaal. TNO maakte in het rapport, “Agressie op het werk 2014”, de financiële consequenties van conflicten op het werk inzichtelijk: De kosten van interne agressie worden geschat op 1,7 miljard euro en de kosten van externe agressie op ruim 600 miljoen euro per jaar. Conflicten op de werkvloer kosten werkgevers gemiddeld zo’n € 30.748 per jaar, bij een organisatie van 250 fulltime medewerkers. Dat komt neer op ca. 3,3 procent van de totale kosten voor ziekverzuim en 15,3 procent van de kosten die u als werkgever kunt beïnvloeden.

Werkstress

Hoge werkstress en conflict gaan vaak hand in hand. Een derde van het ziekteverzuim in Nederland is het gevolg van werk gerelateerde psychische klachten. HR-professionals zien in 33 procent van de gevallen het risico op te hoge werkstress al vroeg aankomen. Dat blijkt uit onderzoek dat Arbo Unie deed onder Human Resource Managers.

Glasl

De escalatieladder van de politicoloog en antroposoof Friedrich Glasl biedt een aardig inzicht in de gedragskenmerken die duiden op beginnend conflict. De sfeer in de organisatie verandert. Er broeit iets. Fenomenen als selectief gerichte aandacht, niet meer luisteren, wederzijds begrip dat niet meer vanzelfsprekend is, medewerkers die zich afschermen, polarisatie, gevoelens van competitie, irritatie, negatieve non verbale communicatie en het wegvloeien van het gezamenlijke verantwoordelijkheidsgevoel zijn het begin van een negatieve spiraal. In deze fase valt er veel te winnen door adequaat aanpakken.

Beïnvloeden

De communicatie van de leidinggevende is doorslaggevend bij het voorkomen en managen van conflicten, pestgedrag, en overbelasting. Persoonlijkheid, normen en waarden van de leidinggevende, de manier waarop deze met emoties omgaat beïnvloeden de communicatie.

12 Kenmerken van een conflictvaardige leidinggevende

• Respecteert de mening van anderen (en: hoeft het er niet mee eens te zijn)
• Gaat conflicten aan, en vermijdt ze niet
• Heeft een natuurlijke nieuwsgierigheid
• Neemt verantwoordelijkheid
• Blijft uit de buurt van schuld geven
• Leert van nieuwe situaties
• Is betrouwbaar, ook in turbulente tijden
• Is gericht op de toekomst, zonder het verleden te ontkennen
• Is in staat tot adequate communicatie
• Werkt samen
• Heeft aandacht voor ontwikkeling
• Heeft aandacht voor de mens

Wat kunt u nu doen?

Communicatie, het verbeteren van onderlinge aanspreekbaarheid, het beheersen van werkstress en het aanpakken van conflict en ongewenst (pest)gedrag verdient uw aandacht. Goed samenwerken is het fundament van de duurzame inzetbaarheid van alle werknemers, van werkvloer tot directiekamer.

5 manieren om nu aan de slag te gaan

• Pak de organisatiecultuur aan: voelen mensen zich veilig om lastige onderwerpen te delen met collega’s? Is het geaccepteerd om hulp te vragen? Maak zaken bespreekbaar om veranderingen op gang te brengen. Zet waar nodig (pre)mediation in om vastgelopen situaties los te trekken
• Voldoende kennis van en ervaring met het (h)erkennen van stress signalen helpt negatieve energie en uitval voorkomen. Training en voorlichting werpt grote vruchten af.
• De eigen werkstress van de leidinggevende is van belang. Zorg voor beleid waarin het welbevinden van leidinggevenden een plaats heeft, bijvoorbeeld door het inzetten van coaching of onderlinge intervisies.
• Zelfreflectie en zelfinzicht leiden tot een exploratieve houding en begrip. Training, coaching en intervisie maken het verschil.

Nummer 5.: wat als het al te ver is gegaan?

Komt het tot het groeperen van sympathie, coalitievorming, zwart/wit denken of verstotingsgedrag, dan is het tijd voor andere maatregelen. De organisatie wordt in dat stadium al geconfronteerd met openlijk negatief gedrag.  De problemen kunnen de organisatie verlammen, negatieve effecten hebben op de productiviteit, de kwaliteit van de besluitvorming en het welzijn van de medewerkers. Dan is het tijd voor andere actie.

Mediation

Mediation is een uitstekend middel om conflicten die in deze fase zijn aangekomen aan te pakken. Feiten, percepties en emoties worden benoemd en krijgen de aandacht die ze nodig hebben. Gedragskenmerken worden getraceerd, en de achterliggende factoren achterhaald. Gewenste veranderingen worden in veel gevallen tot stand gebracht, en gezamenlijk gedragen oplossingen gezocht.

Stilzitten leidt tot blaren

Stilzitten is in geen van de gevallen een optie die een oplossing dichterbij brengt; dat leidt niet zelden tot ongewenst vertrek van gewaardeerde medewerkers of verdergaande escalatie. Geen van beide is de moeite waard om af te wachten.

Een conflict is een noodzakelijk deel van het (verander)proces.”

Opleiding tot Conflictcoach volgen?

Conflicten zijn een veel voorkomend onderdeel van de dagelijkse omgang die mensen met elkaar hebben. Conflicten kunnen duidelijkheid verschaffen, de sfeer verbeteren, relaties herijken. Conflicten kunnen ook energie kosten, onder de oppervlakte gisten en mensen uit elkaar drijven. Wanneer u als professional met conflicten te maken hebt en u merkt dat conflictpartijen er zelf niet uitkomen, is het goed als partijen begeleid kunnen worden bij het ontwikkelen van conflictvaardig gedrag.

Lees meer over conflicten:

https://www.merlijngroep.nl/blog/conflictcoaching-10-x-conflictvaardig/