De Vertrouwenspersoon en vertrouwelijkheid; een drieluik Deel 2

Door Merlijn

Deel 2: Vertrouwelijkheid en relatie melder-melding

Bij mijn trainingen Vertrouwenspersoon Integriteit sta ik uitgebreid stil bij de begrippen vertrouwen en vertrouwelijkheid.  De vragen en verwarringen die daarin vaak ontstaan waren reden voor mij om enkele thema’s te belichten in een drieluik.

Vertrouwelijkheid en anonimiteit

In het eerste deel van mijn drieluik over vertrouwenspersonen en vertrouwelijkheid ben ik ingegaan op het onderscheid vertrouwelijkheid en anonimiteit.  Vandaag komt de vertrouwelijkheid in relatie tot de melder en de melding in beeld, en in het laatste deel zal ik vertrouwelijkheid belichten vanuit het aspect van dossiervorming.
De vorige keer heb ik al kort de aandacht gevestigd op de uitzondering: ‘vertrouwelijkheid, tenzij..’.  Dat ‘tenzij’ maakt dat medewerkers die bij een vertrouwenspersoon hun verhaal doen, er niet altijd van uit kunnen gaan dat zij in alle gevallen de regie blijven houden over wie er informatie krijgt over hun identiteit en de inhoud van vermeende integriteitsschendingen.

Gewetensnood

De LVV geeft daar deze invulling aan: ‘De informatie is vertrouwelijk, tenzij gewetensnood van de vertrouwenspersoon en/of strafbare feiten of ambtsdelicten de geheimhoudingsplicht van de vertrouwenspersoon doorbreken.’  Tsja.  Ik zou dan toch graag willen weten wanneer er bij de vertrouwenspersoon gewetensnood ontstaat. Gewetensnood is toch een zeer subjectief begrip.  Meer duidelijkheid is gewenst, duidelijkheid voor de medewerker die kennis zegt te hebben van een mogelijke integriteitsschending, maar ook duidelijkheid voor de vertegenwoordiger van de organisatie zelf.  Die heeft er namelijk een groot belang bij om de schade van een integriteitsschending zo veel mogelijk te beperken.  De vertrouwenspersoon heeft dus rekening te houden met de belangen van twee partijen; medewerkers en organisatie.  Dat maakt het er niet eenvoudiger op.

Melder-Melding

Een mogelijke oplossing is te vinden in de relatie melder-melding. Bij ongewenste omgangsvormen vallen melder en melding doorgaans samen; de melding betreft iets wat de melder ervaren heeft of aangedaan is.  Denk daarbij aan klachten over intimidatie, pesten, of vormen van discriminatie. Bij zakelijke integriteitsschendingen gaat het doorgaans om observaties gedaan door melder, maar die de melder niet direct raken; melder en melding kunnen uit elkaar getrokken worden. Een medewerker meent bijvoorbeeld dat een collega sjoemelt met vakantiedagen, of dat de manager steekpenningen aanneemt, of dat de afdeling verkoop wel heel erg innig samenwerkt met de concurrent.

Dit onderscheid biedt mogelijkheden.

De medewerker kan de vertrouwenspersoon vragen om niet zijn identiteit prijs te geven, maar enkel de inhoud van de melding aan de organisatie door te geven.  De vertrouwenspersoon fungeert dan als intermediair; een soort postbus.  Mogelijke vragen van de organisatie kan de vertrouwenspersoon dan doorleiden aan betrokkene en de antwoorden weer terug naar de organisatie. Zo blijft de identiteit van melder buiten schot.

Mocht de medewerker ook daar niet voor voelen, dan wordt het lastig! Wat moet nu voorrang krijgen; het belang van de organisatie of dat van de medewerker?  Deze situatie zou de vertrouwenspersoon op voorhand af moeten kaarten met de organisatie en daar heldere afspraken over moeten maken.

Een afspraak zou kunnen zijn dat de organisatie het prima vindt dat deze informatie niet gemeld hoeft te worden.  Maar ik acht de kans groter dat de organisatie wel geïnformeerd wil worden, waar de ernst en de mate van waarschijnlijkheid daartoe aanleiding geven.  Dan zou er veel op het spel kunnen staan, zelfs de continuïteit van de onderneming.  Een mogelijke afspraak zou dan kunnen zijn dat in dat soort situaties, de vertrouwenspersoon als melder optreedt en de informatie doorgeeft, maar de identiteit van de medewerker geheel erbuiten laat.  De context moet dit overigens wel ondersteunen.

Uiteindelijk geeft een dergelijke afspraak meer houvast dan de subjectievere benadering van ‘gewetensnood’.  Het is wel belangrijk dat dergelijke afspraken hierover duidelijk, en op voorhand, gecommuniceerd worden binnen de organisatie, want bovenal zal het vertrouwen in de vertrouwenspersoon bij de medewerkers bepaald worden door transparantie en helderheid; ze willen weten waar ze aan toe zijn.

Zijn hiermee alle grijze gebieden van tafel?  Neen.  Ook al zijn er afspraken met de organisatie, en zijn die helder gecommuniceerd, dan zullen er situaties blijven waarin de vertrouwenspersoon tot afwegingen moet komen of de ernst en de mate van waarschijnlijkheid van de melding, melding aan de organisatie – zonder verdere betrokkenheid van de medewerker – rechtvaardigen, of dat de vertrouwenspersoon voor een andere oplossing moet kiezen, bijvoorbeeld gevraagd of ongevraagd advies.  Daarbij zijn er de nodige valkuilen, om dit niet tot een verkapte beschuldiging te laten verworden, zonder de waarborgen van een due process.
De tip die ik je vandaag mee wil geven: denk ook aan intervisie als een belangrijk instrument om uiteindelijk tot een verantwoorde keuze te komen.

Meer weten?  Lees mijn volgende blog, of meld je aan voor de volgende training vertrouwenspersoon integriteit.  Beide kan natuurlijk ook.  Ook kun je de brochure van het Huis voor klokkenluiders; ‘integriteit in de praktijk; de vertrouwenspersoon’, en meer specifiek Bijlage 3 ‘Aanstelling vertrouwenspersoon en te maken afspraken’ er nog eens op naslaan.

Lees meer over vertrouwenspersonen:

https://www.merlijngroep.nl/blog/de-vertrouwenspersoon-en-vertrouwelijkheid-een-drieluik-deel-3/

Zie ook onze basisopleiding tot vertrouwenspersoon.