Sleep je bestuurder vaker voor de mediator !!!

Door Dick Bonenkamp

Een conflict is altijd OOK een kans op verandering: hieronder een checklist voor wise use

Het overleg tussen bestuurder en OR is te vergelijken met een gedwongen gezamenlijke wandeling waarbij zij om de zoveel tijd smalle scheurtjes en brede ravijnen moeten oversteken. Over de meeste daarvan stap je samen wel heen. Bij andere, bredere lukt het doorgaans om samen een brug te slaan. Maar er zijn er ook waarbij de reis stagneert, beide naar beneden en naar de overkant kijken en in veel gevallen elkaar de keuze geven van het kiezen van de foute route of de impasse. Dan kan een gids of een bruggenbouwer uitkomst bieden. Zo iemand wordt sinds een paar decennia ook wel een mediator genoemd.

Wat is mediation ook weer?

Vertaald naar de OR praktijk is het een vorm van bemiddeling in conflicten waarbij de neutrale bemiddelingsdeskundige, de mediator, de communicatie en onderhandelingen tussen OR en bestuurder begeleidt. Het doel daarvan is de werkelijke belangen op tafel te krijgen en tot een gezamenlijk gedragen en voor ieder van hen optimale besluitvorming te komen.

Ik wil hierbij een paar opmerkingen plaatsen:

• Naar mijn ervaring verbetert de aanwezigheid van een mediator in het overleg tussen OR en bestuurder gegarandeerd de kwaliteit van de onderhandelingen en de resulterende besluitvorming.
• Dat effect wordt groter naarmate eerder wordt gekozen voor een mediator.
• Hoe eerder er voor wordt gekozen, hoe meer dus het ‘conflict’ nog de gedaante heeft van een mogelijk intern nog wel behapbare belangentegenstelling, zij het met al zichtbaar wordende scherpe kantjes, hoe minder ‘zwaar’/     formeel de keuze kan zijn. Dan kan mogelijk al volstaan worden met het kiezen van een neutrale gespreksvoorzitter, ook wel moderator of facilitator genoemd.
• Het is, anders dan nog vaak ten onrechte wordt gedacht, geen schande om een mediator in te schakelen: de praktijk leert dat daarvoor integendeel verantwoordelijkheidsgevoel, lef en te respecteren wijsheid nodig is. Zelf heb ik in de loop der jaren een ‘standaard’ bewondering ontwikkeld voor mijn cliënten.

Checklist van 12 aandachtspunten voor omgaan met conflict en kiezen voor een mediator:

Als de OR kiest voor het inzetten van een mediator, kan onderstaande checklist van pas komen:

1. Wees je ervan bewust dat de OR zowel ‘recht’ heeft op het creëren van conflicten als het recht om mediation voor te stellen bij stagnatie van het overleg. De WOR voorziet immers in het mogen inhuren van een extern deskundige.
2. Voorzie de bestuurder, indien mediation nieuw voor haar/hem is, van toegankelijke informatie over mediation en de positieve effecten. Want ten eerste moet hij toch altijd betalen en ten tweede is het vaak vooral de bestuurder die het gevoel heeft dat inschakelen van een mediator een bewijs is dat hij ‘zijn’ OR niet aankan.
3. Stel mediation in een zo vroeg mogelijk stadium voor. Hierboven staat toegelicht waarom.
4. Beschouw het mediationproces als een waardevolle kans niet alleen om het conflict in kwestie op te lossen maar ook om de overlegrelatie met de bestuurder blijvend te verbeteren.
5. Realiseer je dat het inzetten van een mediator de conflictpartijen niet ontslaat van de eigen verantwoordelijkheid om het conflict in de hand te houden: het veranderen van het eigen gedrag (op tal van manieren mogelijk) kan enorm bijdragen aan het positieve verloop van een mediation.
6. Houd samen met de mediator en de bestuurder het focus op de toekomst en de toekomstige relatie.
7. Kies een goed opgeleide mediator met een officiële registervermelding, zodat kwaliteit en toepassing van gedragsregels en tuchtrecht gewaarborgd zijn.
8. Kies voor een mediator met ruime ervaring in de medezegggenschapspraktijik.
9. Zorg voor de sterkst mogelijke onderhandelingsdelegatie: onderhandelen is in principe niet de taak van de mediator; wel de begeleiding van de onderhandelingen en het scherp krijgen van ieders werkelijke behoeften.
10. Maak aan het begin van de mediationprocedure goede afspraken over de omvang van de geheimhoudingsverplichting naar de achterban.
11. Kies altijd voor een kennismakingsgesprek vooraf.
12. Wees ervan verzekerd dat beide partijen achter de keuze voor mediation staan.

Met deze checklist in de hand zal naar ik hoop de OR nog vele goede ervaringen opdoen met deze manier van conflict oplossen, waarbij de menselijke maat vinden hand in hand gaat met een praktische zoektocht naar de optimale deal. Of zoals mediators wel eens zeggen: ‘Hoe breder de kloof, hoe mooier de brug.’

Lees meer over mediation:

https://www.merlijngroep.nl/blog/mediationvaardigheden-in-de-adviespraktijk/