Recht op informatie

Het recht op informatie is het recht van de OR om inlichtingen te vragen en te krijgen. Op de bestuurder rust de plicht tot het verstrekken van die inlichtingen.

Het is niet goed denkbaar dat een OR, over wat dan ook, tot een eigen oordeel kan komen zonder over voldoende en betrouwbare informatie te beschikken. Het ‘meeweten’ gaat vooraf aan het meepraten en is de basis voor zinvolle medezeggenschap. De OR heeft dan ook in principe recht op alle informatie die hij nodig meent te hebben. Dat maakt het informatierecht tot een algemene bevoegdheid die zich bij alle onderwerpen voor kan doen.

De informatierechten laten zich indelen in:

1. Het recht op basisinformatie
2. Het recht op periodieke informatie
3. Het recht op gevraagde informatie
4. Overige informatierechten

 

De eerste twee rechten betreffen de inlichtingen die de bestuurder ongevraagd moet geven. Ook onder overige informatierechten treffen we dat aan. Men vat dit verschijnsel wel samen onder de term ‘passief informatierecht’. Dat wil overigens niet zeggen dat de OR slechts af moet wachten. Zo nodig zal de raad een handje helpen door aan te geven op welke onderdelen en in welke mate informatie ontbreekt. Dat geeft al de overgang aan naar het recht op gevraagde informatie, ook wel ‘actief informatierecht’ genoemd: de OR kan een aantal inlichtingen uitsluitend krijgen als hij daar uitdrukkelijk om vraagt.

1. Het recht op basisinformatie

Het recht op basisinformatie betreft het recht om informatie te ontvangen over onderwerpen als:

• De rechtsvorm van de onderneming.
• Naam en adres van degenen die de onderneming leiden.
• Bij de eigen onderneming duurzaam betrokken ondernemingen.
• De structuur van de onderneming (een organogram).
• De verdeling van bevoegdheden in het management.

 

De OR heeft er recht op dergelijke informatie aan het begin van de zittingsperiode en bij elke tussentijdse wijziging te ontvangen. De informatie moet schriftelijk worden verstrekt. Doorgaans gaat het hier om gegevens die algemeen bekend zijn of in het handelsregister zijn op te vragen en voor OR-leden dan ook weinig nieuws bevatten. Aan een wijziging gaat meestal een adviesprocedure vooraf.

2. Het recht op periodieke informatie

Ongevraagd behoort de bestuurder van tijd tot tijd de OR te informeren over het reilen en zeilen van de onderneming. Er ligt een sterke relatie tussen deze informatierechten enerzijds en de overlegvergadering over de algemene gang van zaken anderzijds.

Informatie over Financieel-economisch beleid

De term ‘financieel-economisch’ moet ruim worden opgevat. Het gaat ook om organisatorische en bedrijfstechnische zaken, met name de ontwikkelingen rond de uitgebrachte en te verwachten OR-adviezen. De vorm waarin de financieel-economische informatie de OR bereikt, wordt sterk bepaald door de wettelijke voorschriften voor de verslaglegging. Dit verschilt per ondernemingsvorm en met de omvang van de onderneming. Als vuistregel geldt dat als de onderneming verplicht is jaarstukken op te maken, een exemplaar daarvan naar de OR gaat

Informatie over sociaal beleid

In de sociale informatie moet uitdrukkelijk aandacht worden besteed aan de instemmingsplichtige zaken, zowel voor wat betreft de toekomst als over de gevolgen van besluiten waarmee de OR in het verleden heeft ingestemd. Het sociaal jaarverslag behoort schriftelijk te worden verstrekt. De informatie over de personele verwachtingen en het te voeren sociaal beleid mag ook mondeling worden gegeven.

3. Het recht op gevraagde informatie

De wet bepaalt dat de OR recht heeft op alle informatie die hij voor zijn taak redelijkerwijs nodig heeft. Dit informatierecht is ongetwijfeld het meest belangrijk. Twee begrippen uit deze wettelijke bepaling hebben in de praktijk nadere invulling gekregen en moeten hier dan ook worden toegelicht.

1.’Voor zijn taak’

Er moet worden aangegeven voor welke specifieke taak de informatie noodzakelijk is. Het is niet voldoende dat de OR een beroep doet op een algemene taak. Dus niet: ‘De OR wil de beschikking over de roosters van het afgelopen jaar om er kennis van te nemen,’ maar bijvoorbeeld: ‘De OR heeft signalen ontvangen dat de roosterregels van de CAO regelmatig worden overtreden en wil daar verder onderzoek naar doen.’ Het toezien op de correcte naleving van Cao-afspraken is namelijk een taak van de OR volgens artikel 28 van de wet.

Politiek primaat

Omdat de OR bij de overheid niet bevoegd is ten aanzien van de publiekrechtelijke vaststelling van taken en de wijze waarop deze worden uitgevoerd, kan er in dergelijke gevallen geen beroep worden gedaan op het informatierecht. De personele gevolgen van die besluiten vallen daarentegen weer wel onder de taak van de OR. Het daarmee bezig zijn kan noodzakelijk maken dat er informatie wordt verstrekt over het achterliggend besluit. Een soortgelijke regel geldt voor OR’en bij de rechtelijke macht.

2.’Redelijkerwijs’

Of de informatievraag redelijk is, wordt bepaald door het belang van de informatie voor de OR af te wegen tegen de moeite en de kosten van de verstrekking ervan. Stel dat de raad behoefte heeft aan een uitsplitsing van ziekmeldingen naar leeftijdscategorie en de onderneming tot dusver niet op dat gegeven registreerde. Het voldoen aan de vraag naar uitgesplitste gegevens over het afgelopen jaar kan slechts als die registratie alsnog en handmatig plaatsvindt. De kosten zijn dan aanzienlijk. Wellicht is het redelijker als bestuurder en OR met elkaar overleggen hoe in de toekomst wél aan die vraag tegemoet kan worden gekomen.

Geheimhouding

Dat de te verstrekken inlichtingen een vertrouwelijk karakter hebben, kan nooit van doorslaggevende betekenis zijn om de gevraagde informatie dan maar niet te geven. De bestuurder kan immers geheimhouding opleggen ten aanzien van bepaalde informatie. OR-leden zijn wettelijk verplicht deze geheimhouding te respecteren.

Mondeling of schriftelijk

De informatieverstrekking gebeurt schriftelijk als de OR heeft aangegeven daar behoefte aan te hebben. In het algemeen verdient schriftelijke informatie de voorkeur boven de mondelinge vorm. Het is exacter en stelt de raad in staat zich erover te buigen vóór de overlegvergadering waarin het onderwerp wellicht aan de orde komt. Overigens is de grens tussen mondeling en schriftelijk niet zo scherp. Ook tijdens de overlegvergadering meegedeelde informatie komt via het verslag op schrift.

4. Overige informatierechten

In de WOR

De WOR (Wet op de ondernemingsraden) geeft ook recht op informatie over een verleende adviesopdracht aan een externe deskundige indien die deskundige wordt aangetrokken om te adviseren over één van de onderwerpen die vallen onder het instemmingsrecht. Dit gebeurt in de vorm van een kopie van de opdracht, al dan niet met (mondelinge) toelichting.

In het geval dat de opdracht gaat over een adviesplichtig onderwerp is er zelfs adviesrecht op het voornemen een dergelijke opdracht te verstrekken. De informatie zal dan bij de adviesaanvraag worden gegeven. Voorts zijn er informatierechten in het kader van de uitoefening van het advies- en het instemmingsrecht.

Elders

Ook andere wetten en zelfs bij CAO – bij overheidsondernemingen: door een publiekrechtelijke regeling van arbeidsvoorwaarden – kunnen extra informatierechten aan de OR geven. Tot slot kunnen bestuurder en OR met elkaar een bepaalde informatievoorziening overeenkomen.

OR-adviezen

Zorg er voor dat de OR zijn eigen informatiebehoefte zo duidelijk mogelijk, liefst schriftelijk, formuleert. Dring zoveel mogelijk aan op schriftelijke informatie. Het stelt de raad in staat om zich zorgvuldig en in eigen kring een beeld te vormen van de betreffende situatie. Probeer niet zoveel mogelijk informatie te krijgen in de hoop dat er iets bruikbaars tussen zit. De verwerking daarvan kost veel tijd en het risico bestaat dat de OR door de bomen het bos niet meer ziet.

De accountantsverklaring

Als de jaarstukken gecontroleerd worden door een accountant, heeft de OR ook recht op een afschrift van de accountantsverklaring. De verplichting om een accountantsverklaring toe te voegen, geldt niet voor kleine rechtspersonen waarvan:

• De balanstotaal lager is dan 3,65 miljoen Euro.
• De netto omzet lager dan 7,3 miljoen Euro.
• Het gemiddelde aantal werknemers minder is dan 50.

Behalve de eventuele accountantsverklaring, zijn er nog andere stukken die aan de jaarstukken moeten worden toegevoegd, voor zover deze van toepassing zijn:

• De statutaire regeling omtrent de bestemming van de winst, of een opgave van de bestemming van de winst.
• Een lijst met namen van personen die op basis van de statuten een bijzonder recht toekomt op zeggenschap in de rechtspersoon (bijvoorbeeld prioriteitsaandeelhouders).
• Een lijst met gebeurtenissen die belangrijke financiële gevolgen hebben, en die na het einde van het boekjaar hebben plaatsgevonden.

Als een ondernemer deel uitmaakt van een groep verbonden ondernemers, moet deze als bestuurder de OR inzicht geven in de financiën van de groep. De bestuurder moet de OR ook duidelijk maken in welke mate de onderneming, waarvoor de OR is ingesteld, heeft bijgedragen aan het resultaat van de groep.

Als de OR een jaarrekening krijgt die voor meer dan één onderneming is opgesteld, moet de bestuurder de OR extra gegevens verstrekken over de mate waarin en de manier waarop de onderneming, waarvoor de OR is ingesteld, heeft bijgedragen aan het gezamenlijke resultaat. Ook als de OR een geconsolideerde jaarrekening krijgt (waarin de financiële gegevens van de moedermaatschappij en de groepsmaatschappijen zijn samengevoegd), moet de bestuurder de OR extra gegevens verstrekken over de mate waarin en de manier waarop de onderneming, waarvoor de OR is ingesteld, heeft bijgedragen aan het gezamenlijke resultaat.

De visie op de financiële toekomst

De bestuurder moet ten minste twee keer per jaar mondeling of schriftelijk zijn verwachtingen formuleren voor de werkzaamheden en de resultaten in de komende periode. De bestuurder moet dan zeker spreken over zaken die zijn opgesomd in artikel 25. Dat zijn dus zaken waarover de bestuurder een advies van de OR nodig heeft. En de bestuurder heeft over veel zaken die met het bestaan en voortbestaan van de organisatie te maken hebben, advies nodig.

Verder moet de bestuurder feiten en verwachtingen omtrent investeringen in binnen- en buitenland geven. Als de bestuurder een meerjarenplan, een raming of een begroting van inkomsten of uitgaven opstelt, moet de OR over deze informatie kunnen beschikken (eventueel een samenvatting, maar altijd met toelichting).

Tijdens de bespreking van de algemene gang van zaken moeten dergelijke begrotingen en meerjarenplannen aan de orde komen. Ook alle andere financiële informatie kan de OR gebruiken en aan de orde stellen tijdens de bespreking van de algemene gang van zaken.

Informatie over sociaal beleid

In het voorgaande gedeelte werd uiteengezet op welke informatie over financieel beleid de OR recht heeft. Nu volgt een overzicht van de verplichte informatie over sociaal beleid. Ten behoeve van de overlegvergadering over de algemene gang van zaken(tenminste twee keer per jaar) verschaft de bestuurder de OR schriftelijk informatie over:

1. Aantallen en groepen werknemers.
2. Het gevoerde sociaal beleid van de afgelopen periode, waarin met name ontwikkelingen en afspraken:

• waarvoor instemming van de OR was vereist;
• op het gebied van de arbeidsvoorwaarden;
• op het gebied van de arbeidsomstandigheden;
• aangaande werkoverleg;
• over antidiscriminatiebeleid;
• over het bevorderen van werk voor gehandicapte werknemers;
• over het bevorderen van werk voor allochtone werknemers;
• aangaande benoeming en ontslag van bestuursleden van sociale instellingen ten behoeve van het eigen personeel.

Het gaat bij deze informatie zowel om een terugblik (verslag) als een vooruitblik (plan). De bedoeling achter de informatieplicht is dat de OR kan zien welk effect het in onderling overleg afgesproken beleid heeft gehad. Maar ook dat duidelijk wordt wat de bestuurder in de komende periode op het sociale beleidsterrein van plan is en wat de rol van de OR daarbij is.

Informatie over een adviesopdracht over een instemming plichtige zaak

Op de bestuurder rust ook de plicht de raad ongevraagd in kennis te stellen van zijn voornemen een externe deskundige in te roepen voor een advies over een kwestie die tevens valt onder artikel 27 van de WOR. In dit artikel is het instemmingsrecht geregeld.

Lees meer over de OR

https://www.merlijngroep.nl/actueel/taakverdeling-van-de-or/

 

Psst.. 10 redenen om voor Merlijn te kiezen als OR? Lees ze hier!