Met wie zit de OR eigenlijk aan tafel?

Door Merlijn

Kansen in het voortraject van besluiten

Art 23 Wet op de Ondernemingsraden bepaalt dat de bestuurder de overlegpartner is van de ondernemingsraad. Daarnaast is de bestuurder diegene die advies- of instemmingsaanvragen neerlegt bij de ondernemingsraad. En meestal zal het zo zijn, denk ik, dat ondernemingsraden de bestuurder als hun officiële gesprekspartner ‘benoemen’.
In de praktijk zal een bestuurder bij een aantal onderwerpen, afhankelijk van organisatie, zijn eigen deskundige inschakelen om tot beleid te komen. Denk aan scholingsbeleid, ziekteverzuim, financiële jaarrapportages e.d.
Daardoor komt de inhoud van veel beleidsonderdelen tot stand buiten de bestuurder om. Sterker, ik denk dat bij een aantal onderwerpen de bestuurder inhoudelijk minimaal betrokken is bij het tot stand komen van beleidsvoorstellen.

Overlegvergadering

Tijdens een overlegvergadering zie je dan ook vaak dat een bestuurder, al dan niet op initiatief van de ondernemingsraad, deze deskundige meevraagt om het onderwerp te bespreken. Dit om de efficiëntie te vergroten en zowel inhoud als implementatie in een overleg af te kunnen stemmen.
Maar ik zie ook veel ondernemingsraden dit overleg enkel gebruiken om invloed uit te oefenen op het beleid. Ik denk dat de ondernemingsraad dan kansen mist.

Mandaat

De ondernemingsraad mag ook directer met de deskundigen van de organisatie aan tafel gaan zitten. Dit zou ik niet als gehele ondernemingsraad doen maar als werkgroep of commissie (zoals een VWGM-commissie of financiële commissie). Belangrijk daarbij is wel dat u goede afspraken maakt over het mandaat van het overleg. Maar ervan uitgaande dat de OR beschikt over professionele ondernemingsraadsleden mag u naar mijn mening wel ver gaan in dat mandaat.

Tips voor het overleg, zonder bestuurder:

•  Artikel 24 WOR geeft u een mooie basis voor afspraken over de vorm van medezeggenschap per onderwerp en met wie de OR, of de commissie / werkgroep, het overleg wil voeren en op welk niveau. Spreek hier af wanneer de ondernemingsraad met de deskundige zelf het overleg gaat voeren.
• Werp een blik op artikel 16 WOR, waarin het raadplegen van een deskundige is vastgelegd.
• Zorg voor heldere mandaat voor het overleg. Het mandaat van de commissie is geregeld in het instellingsbesluit van de commissie. Voeg hier het mandaat van overleg aan toe of maak even heldere nieuwe afspraken en zet deze op papier. Zorg dat de bestuurder ook akkoord gaat met het mandaat. Voorbeelden van zaken die regeling behoeven:
  • Wie zijn de gesprekspartners?
  • Maak onderscheid tussen inhoudelijk afstemmen / onderhandelen en procedurele afstemming. En beschrijf in het mandaat hoe ver deze afstemming kan gaan. In hoever hebben beide partijen aan tafel beslissingsbevoegdheid namens de organisatie of ondernemingsraad?
  • Welke informatie, faciliteiten zijn nodig om het overleg efficiënter te laten verlopen? Denk aan vergader- en voorbereidingstijd, inzicht in bronnen, inhuren deskundigen, eventueel bijscholing e.d.
• Zorg voor helderheid over de procedures, zeker bij advies- of instemmingsaanvragen.
• Als de ondernemingsraad zijn achterban wil raadplegen, maak dan afspraken over tijdstip, vorm en de rol van de deskundige.
• Formeel zal het uiteindelijke besluit een akkoord moeten worden tussen de ondernemingsraad en de bestuurder.
• Als het goed is wordt het vastgestelde beleid ook geëvalueerd. Maak afspraken hoe deze evaluatie gaat verlopen en over welke rol dan nog bij de deskundige en de commissie/werkgroep ligt.

Lees meer over de OR:

https://www.merlijngroep.nl/blog/blog-waar-haal-je-als-or-de-moed-vandaan-6-tips/