5 tips voor de OR om klokkenluiders te voorkomen: Deel 4: Lijntje naar RvC

Door Merlijn

Klik hier voor deel 1
Klik hier voor deel 2
Klik hier voor deel 3
Klik hier voor deel 5

Tip 4 voor de OR om klokkenluiden te voorkomen: Lijntje naar de Raad van Commissarissen

Een Raad van Commissarissen(RvC) – geldt ook voor Raad van Toezicht – heeft als taak om toezicht te houden op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken om daarmee de belangen van de stakeholders te borgen. Van oudsher werd hierbij vooral gekeken naar de ‘harde’ controlemaatregelen van de organisatie, zoals processen en financiële rapportages. Maar met een veranderende maatschappij wordt meer aandacht gevraagd voor een bredere beoordeling van de organisatie waaronder gezonde cultuur en integriteit. Deze soft controls kunnen van grote invloed zijn op de risico’s die een organisatie loopt. Een toezichthoudend orgaan als de RvC kan dan ook vaker mede verantwoordelijk worden gehouden voor misstanden binnen de organisatie.( vb: Meavita).

Misstand

Indien een werknemer een vermoeden heeft van een misstand binnen de organisatie dan zal in beginsel eerst een interne melding gedaan moeten worden bij zijn werkgever, tenzij de hoogst verantwoordelijke zelf bij de misstand is betrokken. In dat geval kan hij ( of een vertrouwenspersoon) een melding doen bij het interne toezichtsorgaan, zoals de RvC. Op deze manier kan worden voorkomen dat het incident voortijdig in de publiciteit komt, en de RvC uiteindelijk mede op het matje geroepen zal worden.
Bij dit alles speelt de OR reeds een belangrijke rol. De OR heeft instemmingsrecht mbt het vaststellen, wijzigen en intrekken van een interne meldingsregeling en de daarmee samenhangende procedure (art.27 WOR). Daarnaast verplicht de Arbowetgeving de werkgever tevens tot een preventief beleid ten aanzien van integriteit en een veilig arbeidsklimaat. Hierbij heeft de OR zowel een initiërende als toeziende rol.
De drie stakeholders RvC, bestuurder en OR hebben dus ieder hun eigen rol bij de het bevorderen van een integere organisatiecultuur, met een wettelijke grondslag in zowel de Corporate Governance Code, de Klokkenluiderswet en de uitbreiding van het instemmingsrecht van de WOR.

In deze ‘gouden’ driehoek blijkt echter vaak dat er wel sprake is van een goed overleg tussen de bestuurder – RvC en de bestuurder – OR, maar dat de afstand tussen RvC – OR nog vaak te groot is.

Gouden Driehoek

Zeker in situaties waar de OR zich niet voldoende gehoord voelt bij de bestuurder, of er onvoldoende vertrouwen is, kan een goed contact tussen de beide raden uitkomst bieden. Beide hebben een gemeenschappelijk belang, namelijk het optimaal functioneren van de onderneming. Door een goed onderling contact en wederzijds vertrouwen kan men elkaars functioneren en positie versterken. Zo kan bijvoorbeeld in de situatie waar de OR zich afvraagt of ze wel alle belangrijke informatie van de bestuurder krijgt, aanvullingen vragen bij de RvC.

Relatie met RvC

Het is dus van belang om als OR tijd te investeren om wederzijds vertrouwen te ontwikkelen.
Er is al een wettelijke plicht  voor de bestuurder en de OR om minimaal twee maal per jaar een overlegvergadering te hebben over de algemene gang van zaken, in aanwezigheid van één of meer commissarissen. Dit is in de praktijk echter meer een formaliteit, en bevordert vaak niet echt de onderlinge band.
Dit kan beter door bijvoorbeeld één keer per jaar een gezamenlijke informele bijeenkomst te organiseren tussen de RvC en de OR alleen, waar alleen onderwerpen met gemeenschappelijk belang behandeld worden. Een mooi moment zou kunnen zijn bij een belangrijke wijziging in de samenstelling van één van de raden.
Naarmate het vertrouwen en de onderlinge relatie groeit, kunnen ook ad hoc overleggen georganiseerd worden, bijvoorbeeld bij grote kwesties als overnames or reorganisatie.
Daarnaast blijkt dat het voor de RvC vaak wat makkelijker is om negatieve gevoelens bij een afhoudende bestuurder weg te nemen en ruimte te maken voor een rechtstreeks contact tussen de OR en de RvC. Uit het Burgerlijk Wetboek volgt dat een het aantal leden van de RvC op voordracht van de OR kan worden benoemd. Het betrekken van zo’n voordrachtscommissaris (of andere welwillend lid) kan misschien mede helpen om een eventuele terughoudendheid van de bestuurder weg te nemen. (zie de handreiking van de SER voor meer informatie.)
Mocht je als OR er dus niet uitkomen in de communicatie met de bestuurder, dan kan het volgen van een kleine omweg via de RvC alsnog het gewenste resultaat brengen.

Meer Lezen?

https://www.merlijngroep.nl/blog/5-tips-voor-or-om-klokkenluiden-te-voorkomen-deel-3-goed-intern-netwerk/