Hoe schrijf ik het Jaarverslag als Vertrouwenspersoon

Door Peter Clark

Met mijn opdrachtgevers, al dan niet via het bedrijf waarvoor ik werk, spreek ik af om een jaarverslag te maken. Dit neem ik op in mijn offerte of contract.  De kosten hiervan worden doorberekend of zitten in het abonnement/bereikbaarheidsfee.

Maar hoe gaat dat in zijn werk? 

Waaruit bestaat het jaarverslag:

Het jaarverslag begin ik met de taken van de vertrouwenspersoon:
1 Opvang

• Aanspreekpunt voor medewerkers die werkgerelateerde zaken in vertrouwen willen bespreken.
• Medewerkers opvangen en een luisterend oor
• Kern van de klacht en gewenste situatie helder krijgen.

2 Samen met de melder zoeken naar (informele) oplossingen.
3 Voorlichten/informeren van de organisatie over het werkgebied van de vertrouwenspersoon.

• Zorgen dat medewerkers weten waarvoor en wanneer ze bij de Vertrouwenspersoon terecht kunnen.
• Zorgen voor anonieme registratie van ongewenst gedrag, dit verwerken in een jaarverslag en onder de aandacht brengen van het

4 Signaleren en (on)gevraagd adviseren van de organisatie.

• Actief meewerken aan preventiebeleid; door voorlichting te geven aan medewerkers over ongewenst en gewenst

Bij elk punt geef ik aan wat hier in het afgelopen jaar aan is gedaan.

1. Opvang

Bij opvang neem ik op hoeveel meldingen van ongewenst gedrag en integriteitsschendingen de vertrouwenspersoon heeft ontvangen. Mijn uitsplitsing is naar agressie en geweld, bedreiging, discriminatie, intimidatie, pesten en seksuele intimidatie en integriteit. Dit is niet herleidbaar tot personen. Soms maak ik onderscheid naar geslacht, wanneer dit nut heeft en in de advisering terug komt. Wanneer in het gesprek met de melder blijkt dat de melding meerdere onderwerpen bevat, geef ik dat aan in het jaarverslag. Verder vermeld ik of de Vertrouwenspersoon betrokken is bij een ingediende klacht en of door medewerkers gebruik gemaakt is van de klokkenluidersregeling.

2. Informele oplossingen

Bij (informele) oplossingen vermeld ik of meldingen geleid hebben tot doorverwijzing of dat de Vertrouwenspersoon aanwezig was bij het gesprek tussen melder en veroorzaker van het door melder ervaren ongewenst gedrag.

3. Voorlichting

Bij voorlichting geef ik aan hoe de organisatie de (bereikbaarheid van de) Vertrouwenspersoon communiceert. Dit kan zijn een vaste plek op intranet of in een nieuwsbrief of in het ManagementTeam- of werkoverleg. Hier beschrijf ik welke acties ik heb ondernomen om het bestaan van de Vertrouwenspersoon onder de aandacht te brengen. Ik haak aan bij de landelijke Week van het Pesten, de Week van de Werkdruk en de Week van de Integriteit. Dit door rond deze weken een bericht aan de organisatie te sturen waarin ik mijn rol bij deze onderwerpen en mijn bereikbaarheid beschrijft.

4. Ongevraagd adviseren

Wat betreft (on)gevraagd adviseren geef ik aan welke adviezen ik aan het management geef. Bij het actief meewerken aan preventiebeleid verwoord ik of ik gesprekken heb gevoerd met – indien aanwezig – bedrijfsmaatschappelijk werk, de bedrijfsarts, safety&health (manager), HR/P&O en de cliëntvertrouwenspersoon. Verder of ik de beleidstukken heb beoordeeld op juridische aspecten, werkbaarheid en helderheid.
In het jaarverslag kijk ik terug wat met de adviezen van vorig jaar is gedaan. Verder haak ik hier aan op de actualiteit. Dit door te wijzen op de uitslagen van het TNO Monitor Arbeid, de bekendmakingen van de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (waaronder het jaarplan voor het komende jaar). Afsluitend geef ik aan welke na- en bijscholing ik heb gevolgd, waarover het management mij dan kan bevragen.

Tot slot – jaarverslag bespreken

Het jaarverslag sluit ik af met de mogelijkheid dit jaarverslag te bespreken met de opdrachtgever al dan niet in een gezamenlijk gesprek met het medezeggenschapsorgaan.
Als organisatie ook kennismaken met vertrouwenspersonen van Merlijn?
Neem contact op met 073 532 3582 of mail info@merlijngroep.nl 

Lees meer over Vertrouwenspersonen:

https://www.merlijngroep.nl/blog/rol-vertrouwenspersoon-arbeidskwesties/

Bekijk de basisopleiding tot vertrouwenspersoon: https://www.merlijngroep.nl/opleiding-training/basisopleiding-tot-vertrouwenspersoon/

Of bekijk onze conflictoplossingsmethode ‘externe vertrouwenspersoon‘