Het OR jaarverslag: zin? Of onzin?

Door Merlijn

In mijn praktijk kom ik vaak tegen dat OR-en het schrijven van een eigen jaarverslag nogal eens vergeten of uitstellen.

Als reden hoor ik vaak dat het veel werk is, vooral voor de secretaris die dan kennelijk de klos is (of dat zo moet zijn, is nog maar zeer de vraag). Strikt genomen heeft de OR geen keuze om wel of niet een eigen jaarverslag te schrijven. De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) is hierin zelfs expliciet: artikel 14 stelt dat het opstellen van een jaarverslag verplicht is. Maar dat is een wetenschap die de OR niet echt verder op weg helpt. Want het blijft een “dingetje”.

De onzekerheid wordt nog eens verergerd door het feit dat nergens in de wet staat wát er nu precies in een jaarverslag moet staan. Ja, relevante ontwikkelingen binnen een kalenderjaar. Maar hoe bouw je dat als OR op? In dit blog wil ik ingaan op twee vragen: Wat er in elk geval naar mijn mening in moet staan. En, welke betekenis een jaarverslag voor mens en bedrijf kan hebben.

Wat moet er in staan?

Laat ik met een simpele opbouw van het jaarverslag beginnen: een inleiding (over het waarom); opbouw van de OR (dagelijks bestuur, commissies, deelnemingen in projectgroepen) met zittingsduur; het aantal eigen vergaderingen en overlegvergaderingen; onderwerpen die behandeld zijn (advies-, instemmingaanvragen) met de daarbij horende resultaten en, tenslotte, een vooruitblik op hoofdlijnen van wat een OR het volgende jaar denkt te verwachten. Is dat alles zinnig? Ja. Ten eerste mogen de collega’s best weten wie er in de OR zitten en wat zij doen. Open deur? Hopelijk wel. Maar het is nooit erg een open deur nog een keertje “in te trappen”. Dat verhoogt alleen maar de herkenbaarheid van de leden en bevordert de transparantie. Dat geldt ook voor de opsomming van de vergaderingen. Dat hoeft niet uitgebreid, maar voorkomt wel teksten als “goh, gaan ze weer in vergadering?” Ja, dat gaan “ze” en in de hoofdstukken over de commissies of deelnemingen in projectgroepen wordt vermeld wat “ze” dan precies doen. Klap op de vuurpijl van de werkzaamheden vormt het hoofdstuk over de behandelde onderwerpen: advies, instemmingaanvragen, artikel 24-overleggen. Noem maar op. Te weinig maken OR-en gebruik van de mogelijkheden aan te geven wat ze ermee hebben gedaan en wat hun mening erover is geweest. Dát uit te venten is nu juist iets dat in een jaarverslag gedaan kan worden. Dat hoeft geen succesverhaal te zijn; dat kan ook een verhaal zijn waarin de OR aangeeft geen gelijk te hebben gekregen. Of dat de uitkomst een andere is geweest dan hij had verwacht. Het gaat dan om de eigen mening en motivatie. Daar kunnen collega’s best begrip voor opbrengen. En dan de suggestie van een vooruitblik, gewoon 1 of een halve pagina van wat de OR het volgende jaar denkt op z’n bordje te krijgen. Het geeft aan dat de raad verder kijkt dan zijn neus lang is.

Wat kan een jaarverslag dan betekenen?

Eigenlijk is met de laatste opsomming die vraag al een beetje beantwoord. Als de OR zijn punten in het jaarverslag goed voor het voetlicht weet te krijgen, kan het jaarverslag een instrument zijn in de communicatie met de collega’s, de achterban. Vanuit een terugblik over een kalenderjaar vooruit blikken op wat mens en bedrijf kunnen verwachten. Of aangeven wat de OR heeft gedaan en – vooral – waarom hij de keuzen heeft gemaakt zoals hij die heeft gemaakt. OR-leden zitten zonder last en ruggespraak in de raad en maken daarbij eigen afwegingen op grond van de informatie die hen bereikt. Daar mogen OR-leden best transparant in zijn. Sterker: dat is een plicht die de leden naar de collega’s toe hebben. Uitleggen is ook communicatie, is zelfs dialoog. En wat is mooier dan dat? Daar kan het jaarverslag een hele mooie rol in vervullen.

Meer lezen over medezeggenschap?

https://www.merlijngroep.nl/blog/regisserend-lochem/