Escalatie door reglementen

Door Francine ten Hoedt-van Rintel

Hinderijke heeft de Nadja, de vertrouwenspersoon, ingeschakeld omdat ze zich geïntimideerd voelt door haar nieuwe manager, die uiterst aggressief gedrag vertoont. Joop, de manager begrijpt er niets van. Hij is zich nergens van bewust en is vooral boos omdat hij zo’n beschuldiging aan zijn broek krijgt. Er is een gesprek tussen Hinderijke en Joop, in aanwezigheid van Nadja. Dat loopt uit op een grote ruzie en tranen van Hinderijke. De directeur stelt mediation voor, maar Hinderijke weigert om nog aan een tafel te zitten met Joop omdat ze doodsbang voor hem is. Merlijn Advies Groep stelt voor om te beginnen met een pre-mediation in de vorm van pendelbemiddeling. Daar kan Hinderijke mee instemmen. Joop vindt het vooral onzinnig en geldverspilling, maar zegt zijn medewerking toe.

De bemiddelaar spreekt afzonderlijk met Hinderijke en met Joop. In de drie gesprekken met Hinderijke, een klein grijs muisje, blijkt dat ze al al bijna vier jaar in de organisatie werkt. Ze vindt de inhoud van haar werk geweldig, maar de organisatie is te star, bureaucratisch en hiërarchisch naar haar zin. De vorige manager was een echte bullebak, die er niet voor schroomde zijn medewerkers in het openbaar uit te schelden. Dat vond ze al intimiderend. Maar de nieuwe manager maakt het nog bonter. In het eerste gesprek dat ze samen hadden, heeft hij haar zo geschoffeerd, dat ze weg wilde lopen. Toen heeft hij dat verhinderd door voor de deur te gaan staan en haar bij de armen vast te pakken. Ze hebben zeker vijf minuten neus aan neus gestaan, voor ze weg kon vluchten. Ze voelde zich zo bedreigd.

Het verhaal van de manager is natuurlijk anders. Joop, formaat knuffelbeer, is opvolger van een manager met psychopathische trekjes, zoals de directeur aan hem verteld heeft. Zijn opdracht was om het team te helen en weer tot hechte samenwerking aan te zetten. Hij heeft veel tijd gestoken in gesprekken met medewerkers en teambuilding. De enige die niet meewerkte was Hinderijke. Daarom heeft hij een gesprek met haar gearrangeerd. Toen hij uitlegde dat hij vond dat zij zich niet coöperatief opstelde, werd ze boos en wilde weglopen. Hij is opgestaan, maar omdat het kamertje waar ze spraken zo klein was, konden ze geen kant meer uit. Hij probeerde weer terug te lopen naar zijn stoel, maar toen had Hinderijke al met haar vuisten op zijn borst geslagen. Om te voorkomen dat ze verder ging, heeft hij haar bij de armen gepakt. Gezien het gedrag van zijn voorganger, is hij er van uitgegaan dat Hinderijke wel hulp kon gebruiken. Hij heeft een coach voorgesteld, waarop zij direct naar Nadja, de vertrouwenspersoon is gelopen. Joop is helemaal aangeslagen, want hij is nog nooit van intimidatie beschuldigd. Dit is een pure aanval op zijn reputatie.

Na zes pendelgesprekken, waarbij de bemiddelaar steeds een stukje uitlegt van de positie van de ander, stemt Hinderijke toe in één gezamenlijk gesprek. Ze wil dat de bemiddelaar dat gesprek leidt, omdat zij al op de hoogte is van de verschillende kanten van het verhaal. Ze wil ook dat Nadja erbij blijft, anders voelt ze zich niet zeker genoeg. Joop vindt alles prima, hij wil alleen maar dat de zaak opgelost wordt.

De bemiddelaar bereidt het gesprek voor door te vragen om een ruime vergaderkamer, zodat alle aanwezigen voldoende bewegingsruimte hebben. Ze laat een tafel staan, waar de deelnemers rondom zitten, zodat met name Hinderijke zich veilig zal voelen. Ze zorgt ervoor dat de zaal een beetje vanille-achtig ruikt, om het veilige gevoel te versterken.

Aan het begin van het gesprek benadrukt de bemiddelaar dat alle aanwezigen de ruimte krijgen om hun verhaal te doen. Met instemming van Joop en Hinderijke mag de vertrouwenspersoon ook meepraten, als dat nuttig of wenselijk is.

Na bedankjes voor de komst, een korte uitleg van mediation en de rol van de bemiddelaar, begint het gesprek. Hinderijke legt in sobere bewoordingen uit wat er volgens haar is gebeurd. Joop legt uit wat er volgens hem is gebeurd.
De verandering komt, als de bemiddelaar aan Hinderijke vraagt om de kamer te beschrijven waar het gesprek plaats vond. Dat bleek de kleinste overlegkamer te zijn, met net voldoende ruimte voor een bureau met aan beide kanten een stoel en een kast in de hoek. Terwijl ze vertelt, realiseert ze zich dat er erg weinig bewegingsruimte was. Joop maakt een grapje over zijn postuur en vertelt hoe benauwend hij de kamer vond, maar dacht dat Hinderijke daar graag wilde zitten. Hij legt ook uit dat hij haar weg niet wilde blokkeren, maar alleen was opgestaan om te voorkomen dat ze weg ging. Hij wilde graag verder praten. Hinderijke werpt tegen dat ze drie keer gezegd heeft dat hij uit de weg moest gaan. Joop erkent dat hij dat niet heeft gedaan. Hij wilde zo graag verder praten. Hij ziet nu wel in dat hij naar haar had moeten luisteren.

Dan vraagt Joop waarom ze een klacht tegen hem heeft ingediend. Hinderijke is direct na het voorval naar het toilet gegaan, waar de secretaresse ook was. Die heeft haar voorgesteld om Nadja in te schakelen. Voor Hinderijke het door had, waren de raderen al in werking gesteld en lag de klacht klaar.
Nadja legt uit dat het protocol haar verplicht om binnen twee dagen nadat ze op de hoogte is van een voorval als dit, in actie te komen en een klacht te formuleren. Anders wordt er geen geld vrijgemaakt voor de inzet van de vertrouwenspersoon en een mogelijke procedure in de toekomst.

De vrede tussen Hinderijke en Joop is getekend. Het protocol vertrouwenspersoon en de klachtenregeling zijn beide aangepast en laten meer ruimte voor gesprek, voordat een klacht kan worden ingediend. Inschakeling van de vertrouwenspersoon wordt vanaf de eerste minuut bekostigd.

Lees meer over pendelbemiddeling:

https://www.merlijngroep.nl/merlijn-advies-groep/pendelbemiddeling/