Dient de vertrouwenspersoon uitsluitend de belangen van de medewerker?

Door Merlijn

In de gedragscode van de LVV staat over de onafhankelijkheid van de vertrouwenspersoon het volgende geschreven:

De vertrouwenspersoon stelt zich onafhankelijk op. De vertrouwenspersoon dient zich uitsluitend te laten leiden door de belangen van de medewerker en nimmer door eigen belang, dan wel eventuele belangen van de organisatie.

Nou, dat is heldere taal. En als je je daar niet aan houdt, loop je het risico van een klachtenprocedure. Maar is dit houdbaar voor een externe vertrouwenspersoon Integriteit?
Denk je even een situatie in waarin een werkneemster jou als vertrouwenspersoon in vertrouwen neemt en je meldt dat er op haar afdeling allerlei afspraken met concurrenten gemaakt worden. Zij vertelt je ook dat ze daar al het nodige van gezegd heeft, en als gevolg daarvan vreselijk gepest wordt. Zij is er klaar mee, en hoe je ook met haar praat, ze wil dit op geen enkele manier formeel melden bij haar werkgever. Ook niet met jou in een rol als intermediair. Ze ziet de bui al hangen. ‘Maar misschien heb je nog wel tips wat betreft het pesten? Die zou ik wel kunnen gebruiken, om weer een beetje zin in mijn werk te krijgen.’
Tja, welke ruimte heb je dan? De gedragscode is helder; je dient je uitsluitend te laten leiden door de belangen van de medewerkster.
Een paar maanden later staan ’s ochtends om 8 uur de autoriteiten op de stoep van opdrachtgever voor een dawnraid; de gehele boekhouding, alle e-mailcorrespondentie en andere relevant geachte documenten worden meegenomen, gezien verdenkingen van concurrentievervalsende activiteiten. In het onderzoek wat daarop volgt, wordt duidelijk dat jij hier weet van had, en dat je daar richting opdrachtgever geen melding van gemaakt had.
Het onderzoek kost je opdrachtgever veel tijd en geld, hij wordt uiteindelijk veroordeeld tot hoge boetes, en diens reputatie krijgt een flinke deuk. Hij verwijt jou dat dit allemaal voorkomen had kunnen worden als hij op tijd op de hoogte was gesteld van deze praktijken binnen zijn organisatie, en maatregelen had kunnen nemen. Het einde van het liedje is dat hij jou aansprakelijk stelt.
Is dit een denkbaar scenario? Ja! Waar in het geval van ongewenste omgangsvormen de werknemer als klager ook de grootste belanghebbende is, is dat met meldingen aangaande integriteitsschendingen anders; de organisatie is dan de grootste belanghebbende. Het is belangrijk voor een externe vertrouwenspersoon integriteit zich dit te realiseren en om tot heldere afspraken te komen met de opdrachtgever over wat hij wel of niet mag en kan verwachten van jou als vertrouwenspersoon. Zeker als deze afspraken afwijken van de gedragscode. En vergeet ook niet een duidelijke beperking in je aansprakelijkheid contractueel vast te leggen.
Het verschil in belanghebbende is een van de aandachtspunten als je overweegt om als vertrouwenspersoon het gebied ‘integriteit’ er bij te pakken, of als je gevraagd wordt om dat er even ‘bij te doen’. Dat is op zich geen onmogelijkheid, en er is veel voor te zeggen. Ik heb hier eerder over geschreven in mijn blog ‘Vertrouwenspersoon 2.0’. Maar zorg dat je beslagen ten ijs komt! Praat met mensen die al langer ervaring hebben op dit terrein, en volg een goede basisopleiding of training…dan zal het bovenstaande je niet overkomen.

Lees meer over vertrouwenspersonen:

https://www.merlijngroep.nl/blog/de-vertrouwenspersoon-een-manusje-van-alles/