De Vertrouwenspersoon en vertrouwelijkheid; een drieluik Deel 3

Door Merlijn

Deel 3: Vertrouwelijkheid en dossieropbouw

Op mijn trainingen Vertrouwenspersoon Integriteit sta ik uitgebreid stil bij de begrippen vertrouwen en vertrouwelijkheid.  De vragen en verwarringen die daarin vaak ontstaan waren reden voor mij om enkele thema’s eens te belichten in een drieluik.
In het eerste deel ben ik ingegaan op het onderscheid vertrouwelijkheid en anonimiteit en de relevantie daarvan voor vertrouwenspersonen.  Deel twee bracht de vertrouwelijkheid in relatie tot de melder – melding in beeld; in dit laatste deel zal ik vertrouwelijkheid belichten vanuit het aspect dossiervorming.
Vertrouwelijkheid en dossiervorming lijken zo op het eerste gezicht misschien niet gelinked, maar er bestaat wel degelijk wisselwerking tussen deze twee aspecten.
De LVV stelt hierover in de gedragscode het volgende:
‘Het dossier dat de vertrouwenspersoon opbouwt blijft vertrouwelijk, tenzij openbaarmaking noodzakelijk is op grond van wettelijke regelingen en/of in het kader van de klachtenprocedure voor de Commissie van Toezicht LVV.’
Denk bij wettelijke regelingen met name aan de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG), en daaruit voortvloeiende rechtspraak.  Een vermeldenswaardig vonnis in dat verband is de uitspraak van de rechtbank Midden Zeeland waarin eisers die meenden hun ontslag te danken te hebben aan hun melding, een afschrift van het gehele onderzoeksdossier opeisten, terwijl de gedaagde, de reclassering, stelde dat er ook getuigenverslagen in zaten van mensen aan wie vertrouwelijkheid was toegezegd.
De rechtbank ging mee met de eisers, en gaf de volgende overweging met betrekking tot het vertrouwelijkheidsaspect:
“Daarbij wordt in aanmerking genomen dat Reclassering Nederland niet concreet heeft gemaakt welke passages in haar interne rapportage en de rapportage van Hoffmann zijn gebaseerd op verklaringen die in vertrouwen zijn afgelegd en waarom de belangen van de betrokkenen door openbaarmaking van deze passages zouden worden geschaad. “
Vertrouwenspersonen kunnen hier de les uit trekken, om hun aantekeningen dus altijd te doen vergezellen van een vermelding van de vertrouwelijkheid die betrokkenen toegezegd is, en overwegingen die daar een rol in spelen.  Daarmee is het nog geen gegeven dat openbaarmaking af te wenden is, maar in ieder geval zal de rechter dit belang meenemen in de afweging van de belangen van de eisers.
Een van mijn cursisten had een andere oplossing gevonden. Hij had op ieder dossier ‘persoonlijke notities’ geschreven als gevolg van een tip die hij had gekregen van een advocaat.  Creatief, maar niet zonder gevaren.  Inderdaad is er een zekere ruimte voor persoonlijke notities die niet overhandigd hoeven te worden bij openbaarmaking, maar daar waar deze ruimte misbruikt wordt om zo openbaarmaking te omzeilen zal een rechter daar, vrees ik, korte metten mee maken.  Persoonlijke notities moeten echt dat zijn; notities met geheugensteuntjes, inzichten en ander persoonlijke notities die geen onderdeel vormen van het dossier. De notities zullen ook zeker geen persoonsgegevens moeten bevatten.
Deze zaak brengt ook de vraag op wie er dan zoal belang kan hebben om het dossier bij een vertrouwenspersoon op te vragen, of met die vraag naar de rechter te stappen om dit af te dwingen.  Mensen die menen dat er persoonsgegevens van hen ‘verwerkt’ zijn in het dossier, de vermeende dader(s) bijvoorbeeld.
Kan op basis van de UAVG het dossier door hen opgevraagd worden bij jou als vertrouwenspersoon?  Daar is voor zover ik weet nog geen rechtspraak op, maar het is een interessante vraag.  In principe heeft eenieder onder meer het recht op inzage in diens persoonsgegevens.  Art 41 UAVG stelt wel een aantal beperkingen aan dit recht, bijvoorbeeld lid 1 sub d. of sub g:

1. de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, met inbegrip van de bescherming tegen en de voorkoming van gevaren voor de openbare veiligheid;
2. de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van schendingen van de beroepscodes voor gereglementeerde beroepen;

Maar goed, wat doe je dan met meldingen die buiten deze categorieën vallen?  Of die na onderzoek buiten deze categorieën vallen?  En zou het dossier van een vertrouwenspersoon wel binnen deze beperkingen vallen?  Een dergelijk verzoek van een mogelijke dader kun je als vertrouwenspersoon dan wel zelf afwijzen met een beroep op de vertrouwelijkheid, maar of de rechter tot eenzelfde belangenafweging komt is geen gegeven.
Als tip zou ik vertrouwenspersonen dit keer mee willen geven om zo min mogelijk vast te leggen in het dossier over mogelijke betrokkenen bij een melding, waarmee het risico op het schenden van toegezegde vertrouwelijkheid bij openbaarmaking zo klein mogelijk blijft.
Hiermee komt een eind aan het drieluik vertrouwelijkheid voor vertrouwenspersonen.  Er kan nog veel meer over deze onderwerpen gezegd worden, en ik merk dat een blog format zich niet altijd leent voor het aanbrengen van de nodige nuance.  Mocht je meer willen weten? Meld je dan aan voor de training vertrouwenspersoon integriteit waar veel meer ruimte is voor vragen en discussie.  Je bent van harte welkom!  En daarbij is deze training ook nog eens geaccrediteerd door de LVV voor BNS doeleinden.  Ook kun je de brochure van het Huis voor klokkenluiders; ‘integriteit in de praktijk; de vertrouwenspersoon’, en meer specifiek Bijlage 7, ‘Model jaarrapportage’ er nog eens op naslaan.  Deze brochure heb ik in opdracht van het Huis mede vormgegeven, en de training is mede gebaseerd op de inhoud hiervan. ( zie mijn opmerkingen hierover bij de vorige blog FG)

Meer lezen ?

https://www.merlijngroep.nl/blog/de-vertrouwenspersoon-en-vertrouwelijkheid-een-drieluik-deel-1-vertrouwelijkheid-anonimiteit/

Zie ook onze basisopleiding tot vertrouwenspersoon.