De Vertrouwenspersoon en vertrouwelijkheid; een drieluik Deel 1

Door Merlijn

Deel 1: Vertrouwelijkheid – anonimiteit

Op mijn trainingen Vertrouwenspersoon Integriteit staan de begrippen vertrouwen en vertrouwelijkheid centraal.  Niet verwonderlijk, want daar ligt de basis voor de vertrouwenspersoon. Toch leidt dat altijd tot de nodige vragen en verwarringen. Vooral ook omdat voor VPI en VPOO hier de zaken net even anders liggen. Reden voor mij om enkele thema’s eens te belichten in een drieluik.

Vertrouwelijkheid

Vandaag zal het vooral gaan over vertrouwelijkheid in relatie tot anonimiteit.  In de daaropvolgende blog zal ik ingaan op vertrouwelijkheid in relatie tot de melder en de melding, en als afsluiter vertrouwelijkheid in relatie tot het onderwerp dossiervorming. Vertrouwelijkheid is een kernbegrip voor het werk van de vertrouwenspersoon.  Zoals de LVV in de functiebeschrijving stelt: ‘Zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid kenmerken het werk van de vertrouwenspersoon. Uit de aard van de functie volgt dat de gesprekken vertrouwelijk zijn, …’. Wat is dan die aard?  Mensen moeten zich veilig weten bij de vertrouwenspersoon.  Ze moeten het vertrouwen hebben dat ze hun verhaal kwijt kunnen, zonder dat dit gevolgen voor hen heeft. Waar dit vertrouwen ontbreekt, zal er weinig gang zijn naar de vertrouwenspersoon.

Betrouwbaarheid

Vertrouwen vraagt om betrouwbaarheid.  Betrouwbaarheid vraagt om helderheid en transparantie.  Medewerkers en organisatie moeten weten waar ze met een vertrouwenspersoon aan toe zijn.  Het is dus van belang dat aan de voorkant – liefst al in de communicatie van de organisatie – duidelijk wordt gemaakt aan betrokkenen wat de limieten zijn aan deze vertrouwelijkheid.  Want die zijn er.

Geheimhouding

Terug naar de LVV functiebeschrijving die als volgt verdergaat: ‘…echter de vertrouwenspersoon kan geen absolute geheimhouding beloven. De informatie is vertrouwelijk, tenzij ..…’.  Over dat ‘tenzij’ is nog het nodige te zeggen, en dat zal ik ook doen in mijn volgende blog. Voor vandaag volstaat het om te concluderen dat vertrouwelijkheid dus haar beperkingen kent, en vooral niet verward moet worden met anonimiteit.  Ik hoor nog wel eens in een rollenspel, dat de betrokkene ‘anonimiteit’ gegarandeerd wordt, en dat die dus vrijuit kan spreken.

Anonimiteit

Anonimiteit, te overwegen bij het doen van een melding, houdt echter in dat de identiteit van de melder geheel niet bekend is.  Dus ook niet bij de vertrouwenspersoon. Dat kan, als er bijvoorbeeld een email ontvangen is vanuit een voor dat doel gecreëerd emailadres, of als er een brief gestuurd is, zonder dat de schrijver daarvan bekend is.  Als een betrokkene enkel melding wil doen van een mogelijke integriteitsschending zonder dat zijn naam ooit bekend kan worden, dan kan deze weg een optie zijn.  De betrokkene moet zich dan wel realiseren dat deze optie ook een nadeel kent; namelijk dat de organisatie geen enkele manier heeft om aanvullende informatie te vragen, waardoor ze misschien nu net dat puzzelstukje missen, dat de organisatie in staat stelt om de overtreding vast te stellen.  Ook is er geen mogelijkheid om terugkoppeling te krijgen van de organisatie over de resultaten van een onderzoek.  Het is aan jou als vertrouwenspersoon om in het bespreken van deze optie ook deze nadelen mee te nemen, zodat betrokkene een goede afweging kan maken van wat voor hem of haar nu het belangrijkst is.

Nog een belangrijke tip, die vertrouwenspersonen de medewerkers kunnen geven, is om in ieder geval niet zelf collega’s te informeren over een gedane (anonieme) melding.  Ook niet in vertrouwen.  Dat lijkt een eenvoudige opdracht, maar kan een behoorlijke opgave zijn, want veel mensen voelen toch de behoefte zo’n verhaal te delen.  Zeker bij collega’s waar ze zich veilig bij voelen.  Maar dit soort smeuïge verhalen gaan snel rond, want ze worden -al dan niet weer in vertrouwen- toch vaak doorverteld.  Daarmee komt de vertrouwelijkheid alsnog in het geding.  Deze tip geldt niet alleen ter bescherming van de medewerker maar ook van jou als vertrouwenspersoon.  Voor je het weet word jij erop aangekeken het doorgeefluik te zijn geweest.

Meer weten?  Lees mijn volgende blog, of meld je aan voor de volgende training vertrouwenspersoon integriteit.  Beide kan natuurlijk ook.  Ook kun je de brochure van het Huis voor klokkenluiders; ‘integriteit in de praktijk; de vertrouwenspersoon’ en meer specifiek Hoofdstuk 5: Vertrouwelijkheid en anonimiteit, er nog eens op naslaan. Daar is dit onderwerp nog verder uitgediept.

Lees meer over vertrouwenspersonen:

https://www.merlijngroep.nl/blog/de-vertrouwenspersoon-en-vertrouwelijkheid-een-drieluik-deel-2-vertrouwelijkheid-en-relatie-melder-melding/

Zie ook onze basisopleiding tot vertrouwenspersoon.