Home Actueel De vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon

vertrouwenspersoon - Blog - Merlijn Groep

conflict Medezeggenschap Merlijn Advies Groep OR Vertrouwenspersoon

Door Merlijn

De Vertrouwenspersoon

Door de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon biedt de organisatie aan medewerkers de mogelijkheid om te handelen in geval van sociale onveiligheid binnen het werk. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat er gepest wordt, er sprake is van intimidatie en/of machtsmisbuik, of van discriminatie of, dat er integriteitsschendingen aan de orde zijn.

Een vertrouwenspersoon is (bijna) continue beschikbaar voor de medewerkers (meestal worden er afspraken gemaakt dat er binnen 24 uur gereageerd wordt op een melding). Een vertrouwenspersoon helpt de medewerker die komt met een melding, vraag of klacht, om inzicht te krijgen in zijn of haar verhaal. Samen ontleden ze de situatie en de vertrouwenspersoon helpt, als neutrale partij, om te beoordelen of de betreffende situatie een schending is, of een klacht noodzakelijk en wenselijk is, wat de oplossingsrichtingen kunnen zijn en wat de volgende stap is voor de melder.

Een vertrouwenspersoon zal de situatie niet zelfstandig gaan oplossen, de prioriteit ligt bij het ondersteunen van de melder. Met welke onderwerpen medewerkers terecht kunnen bij een vertrouwenspersoon wordt vooraf met de organisatie afgesproken en vervolgens aan alle medewerkers gecommuniceerd. Soms betreft het alleen ongewenste omgangsvormen, zoals pesten, intimidatie en discriminatie, soms betreft het ook integriteit en soms ook zaken als werkdruk en arbeidsconflicten.

Interesse in het vak van een vertrouwenspersoon? Zie ook onze basisopleiding tot vertrouwenspersoon.

Preventie

Naast het begeleiden van melders en het helpen bij de klachtafhandeling heeft de vertrouwenspersoon ook en belangrijke taak bij preventie. Puur het feit dat er in de organisatie een vertrouwenspersoon is aangesteld heeft al een preventieve werking; medewerkers weten dat ze ergens terecht kunnen en dat ze daar in goede handen zijn. Een vertrouwenspersoon is geschoold, gecertificeerd en verplicht zich bij te blijven scholen. De vertrouwenspersoon zal zich ook bekend maken in de organisatie bijvoorbeeld door teams te bezoeken en bij overleggen aanwezig te zijn. Bijvoorbeeld bij een OR vergadering en overleg vergaderingen, als het onderwerp sociale veiligheid op de agenda staat. Ook kan de vertrouwenspersoon preventie bijeenkomsten verzorgen voor de medewerkers. Een nieuwsbrief, stukje op intranet of e-learning zijn andere media voor de vertrouwenspersoon om voorlichting te geven.

Voor de organisatie biedt het aanstellen van een vertrouwenspersoon de geruststelling dat zij het voor de medewerkers goed geregeld heeft, als zich iets mocht voordoen op het gebied van ongewenst gedrag of andere schendingen. Ook vergewist de organisatie zich er op deze manier van dat zij voldoet aan de wettelijke verplichtingen die de ARBO wetgeving met zich meebrengt, namelijk beleid voeren om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen.

Intern/ extern?

De organisatie kan kiezen voor een interne of externe vertrouwenspersoon, waarbij de interne persoon het voordeel heeft, dat hij of zij de organisatie goed kent, terwijl de externe vertrouwenspersoon het voordeel heeft van neutraliteit en onpartijdigheid. De organisatie dient verder nog te zorgen voor een goede inbedding van het werk van de vertrouwenspersoon. Dat wil zeggen dat er een klachtenregeling is, dat er tijd en ruimte is voor voorlichting en dat de vertrouwenspersoon makkelijke bereikbaar is. De vertrouwenspersoon kan met dit soort zaken adviseren en helpen ze te realiseren.

De vertrouwenspersoon draagt bij aan een veilige en plezierige werkplek voor medewerkers, waar medewerkers zelf, de organisatie en hun klanten van profiteren.

Vanzelfsprekend hoopt niemand ooit een vertrouwenspersoon nodig te hebben, maar och wat is het fijn als het goed geregeld is, in geval dat het onverhoopt toch nodig blijkt te zijn.

Voorbeeld 1:

Een medewerker wordt naar haar eigen mening onheus bejegend door haar leidinggevende. Zij stapt naar de vertrouwenspersoon met de vraag, wat zij kan doen. Het is een emotioneel gesprek en daarin wordt pas duidelijk dat de onheuse bejegeningen erg veel spanning bij de medewerkers opleveren. In vertrouwen kan de medewerker haar hart luchten over de leidinggevende zonder dat zij bang is, dat dit consequenties heeft. Ook kan zij een aantal zaken die in het roddelcircuit rondgaan, onbevreesd voorleggen aan de vertrouwenspersoon. Ze komen tot de conclusie dat het het beste is om niets te doen en geen formele klacht in te dienen. De vertrouwenspersoon fungeert als een belangrijke uitlaatklep. De medewerker leert met de situatie om te gaan. De leidinggevende blijkt niet lang daarna te vertrekken bij de organisatie en de medewerker is blij dat er geen formeel traject is ingeslagen.

Voorbeeld 2:

Een medewerker heeft een nieuwe functie die een potentieel conflict kan opleveren met zijn eigen bedrijf, dat hij naast zijn werk runt. Hij weet niet goed hoe hij met deze conflicterende belangen moet omgaan en doet het in het geniep. Uiteindelijk meldt hij dit bij een vertrouwenspersoon, omdat hij weet, dat de informatie die hij hier geeft vertrouwelijk blijft. In het gesprek met de vertrouwenspersoon constateren ze dat het het beste is om de leidinggevende op de hoogte te stellen. Dit gebeurt en de leidinggevende helpt de medewerker bij het vinden van oplossingen. In situaties dat er inderdaad een conflicterend belang is, worden collega’s ingeschakeld.

Voorbeeld 3:

Een medewerker wordt ontslagen en schakelt de vertrouwenspersoon in, omdat hij zich onheus bejegend voelt. Na gesprekken met de vertrouwenspersoon blijkt dat er geen sprake is van discriminatie of pestgedrag en wordt de medewerker geholpen met het een ‘plekje geven’ van het ontslag. De dreiging van een slepende zaak met veel ophef werd door vertrouwelijkheid voorkomen. De medewerker kan aan een nieuwe fase in zijn leven beginnen.