De Ambtelijk Secretaris als sociaal werker – 4 tips!

Door Dick Bonenkamp

Als ambtelijk secretaris heb je een speciale positie in een (centrale) ondernemingsraad.

Door deze positie, maar zeker ook door je persoonlijkheid kan het voorkomen dat individuele OR-leden persoonlijke onderwerpen met je delen. Soms gerelateerd aan het OR-werk, soms van persoonlijke aard. En soms ook, zeker bij de wat langer in dienst zijnde ambtelijk secretarissen, over zaken die niets met de medezeggenschap te maken hebben maar veeleer op afdelingsniveau spelen.

Hoe kun je hiermee omgaan?

Tip 1 voor de ambtelijk secretaris
Maak een helder verschil tussen (1) zaken die jou persoonlijk toevertrouwd worden, (2) zaken die jij zelf waarneemt en (3) zaken die iedereen, bijvoorbeeld in een vergadering, heeft kunnen waarnemen.
De eerste moet je voor jezelf houden, de tweede mag je te berde brengen onder “wat ik gezien of gevoeld heb” en de derde mag je als feedback of ter voorbereiding aan een bespreking teruggeven.
Tip 2 voor de ambtelijk secretaris
Zorg dat je geen onderdeel wordt van een probleem of conflict. Dus toehoren mag, als je maar duidelijk maakt dat je er zelf niets mee gaat doen. Dat is aan het OR-lid zelf. De informatie is in vertrouwen aan jou gegeven, dus die houd je voor jezelf. Hooguit geef je tips aan het OR-lid over wat hij of zij ermee kan doen (zie ook hierna tip 4). Neem het probleem of conflict niet over.
Tip 3 voor de ambtelijk secretaris
Formuleer zorgvuldig over zaken die jij persoonlijk hebt waargenomen. Vanuit jezelf klopt het (want wat jij ziet of waarneemt en voelt is jouw waarheid) maar daarmee is het uiteraard nog niet DE waarheid. En als je denkt dat eenieder het gezien heeft: check dan of dit ook zo is.
Tip 4 voor de ambtelijk secretaris
Laat het proces het proces zijn van de ondernemingsraad. Je mag prikkelen en je mag vooraf mensen stimuleren om over een drempel te stappen; maar het blijft de verantwoordelijkheid van de persoon of OR zelf. Dus tijdens een vergadering mag je gerust, als het een chaos lijkt te worden, een procesvoorstel doen. Het is aan de OR hoe hiermee om te gaan. Of je mag de OR of het OR-lid vragen of ze behoefte hebben aan een tip. Als dit mag formuleer de tip dan zo dat het om hun actie gaat (“wat jij zou kunnen doen”) en geef minimaal twee mogelijkheden, zodat ze kunnen kiezen.
Wees de schouder waarop men kan huilen, de steun in de rug, de klop op de schouder. Maar neem het niet over en speel niet de ‘redder’. Die taak ligt bij de OR of het individuele OR-lid.
Als je dat kunt, ben je van hele grote meerwaarde in de professionalisering van de OR.

Lees meer over de ondernemingsraad:

https://www.merlijngroep.nl/blog/betrokkenheid-van-medewerkers-en-de-rol-van-de-ondernemingsraad/