Covid-19 kwesties; voer voor vertrouwenspersonen? Jazeker!

Door Merlijn

We leven in bijzondere tijden. De eerste Corona golf is met succes ‘platgeslagen’, maar een tweede Corona golf heeft zich inmiddels aangediend.

Voor het werk brengt het virus ook de nodige gevolgen met zich mee. Vanuit huis werken lijkt het nieuwe normaal, en beeldbellen is niet meer uit ons (werkende) bestaan weg te denken. Toch zien we dat de fysieke interactie weer toeneemt; meer mensen gaan naar kantoor, bezoeken klanten of patiënten, bemannen de helpdesk of hebben vergaderingen op locatie.
Dat zet bedrijven voor een behoorlijke uitdaging. Hoe faciliteer je de toename van medewerkers op kantoor met inachtneming van de, niet altijd duidelijke, regels? De een vindt het allemaal onzin, en gaat naar Den Haag om te protesteren tegen alle maatregelen. De ander meent dat alleen al de aanwezigheid in kantoorruimtes met airco al vragen is om moeilijkheden. De regels worden door veel mensen anders beleefd.

Covid-19 kwesties op de werkvloer kunnen verschillende vormen aannemen

Onder collega’s kan het verschil in beleving behoorlijk wringen en leiden tot gedrag dat door de ander ervaren wordt als bedreigend, intimiderend, of regelrecht pestgedrag. Zoals het (al dan niet opzettelijk) hoesten in iemands nabijheid of gezicht, of het (structureel) overschrijden van de 1,5 meter.

Naast zaken die vragen om een oplossing tussen medewerkers kunnen er ook (structurelere) zaken spelen tussen werkgever en werknemer. Bijvoorbeeld de vraag of de werkgever wel afdoende heeft gezorgd voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden?
Mogelijke verhalen waar je als vertrouwenspersoon mee geconfronteerd kunt worden:

• Op papier heeft de werkgever allemaal maatregelen genomen, maar in de praktijk komt er maar weinig van terecht, en doet iedereen maar wat
• De werkgever neemt zijn rol serieus, maatregelen zijn geïmplementeerd, maar de betrokken manager meent dat ‘we niet roomser moeten zijn dan de paus’
• Er lijkt wel aandacht te zijn voor maatregelen, maar ze blijken nauwelijks uitvoerbaar, en uiteindelijk gaat het om het behalen van de productienormen
• Medewerkers met klachten moeten toch komen werken vanwege onderbezetting
• Er is geen duidelijk aanspreekpunt waar klachten of meldingen gedaan kunnen worden
• Banen staan op het spel door deze coronacrisis, en men durft elkaar of de baas niet aan te spreken op naleving van de regels, en als gevolg gaat het van kwaad tot erger
• En allerlei mogelijke variaties op deze thema’s.

Wat staat je als vertrouwenspersoon te doen?

Belangrijk is dat je gevoel krijgt voor de omvang en reikwijdte van het probleem. De context zal maken of je dit aan kunt vliegen als een kwestie van ongewenste omgangsvormen die voornamelijk tussen medewerkers speelt, of een integriteitskwestie waarbij werkgever steken heeft laten vallen in het maken of het uitrollen van het beleid en het toezien op de naleving ervan. In het ergste geval kan er zelfs sprake zijn van een maatschappelijk misstand met mogelijk gevaar voor de volksgezondheid of veiligheid van personen. Dus het is zaak om goed door te vragen bij de betrokkene(n), en de situatie goed in kaart te brengen, alvorens mogelijke vervolgstappen te bespreken met betrokkene(n).

Interesse in het vak van een vertrouwenspersoon? Zie ook onze basisopleiding tot vertrouwenspersoon.

Beleid van de organisatie

In dat kader is het van belang dat je als vertrouwenspersoon goed op de hoogte bent van het beleid van de organisatie en de mensen die een rol spelen bij de invulling ervan. De volgende vragen zijn van belang:

• wat voor beleid heeft de organisatie om besmetting te voorkomen?
• hoe is dit beleid uitgerold? Is het ergens te lezen?
• waar kunnen mensen hun klacht of melding kwijt met betrekking tot het niet naleven van dit beleid?
• wat gebeurt er met de meldingen?
• wie is verantwoordelijk voor het onderzoek?
• vallen meldingen onder (de bescherming van) de meldprocedure?
• worden meldingen vertrouwelijk behandeld en kunnen meldingen eventueel anoniem gedaan worden?
• hoe lang duurt het voordat er uitsluitsel is?

Als dit niet duidelijk is, dan is het van belang om de organisatie hier proactief op te bevragen.

Met de antwoorden kun je als vertrouwenspersoon beslagen ten ijs komen bij de ondersteuning van de medewerker. Als er geen antwoorden zijn, dan komt naar aanleiding van de vragen misschien in beweging. Mocht dat toch niet het geval zijn, dan kun je, als dat nodig is, de organisatie voorzien van een ongevraagd advies.

Zelf leren omgaan met integriteitsschendingen

Als je je afvraagt hoe dit allemaal goed in te vullen, dan is de tweedaagse verdiepingstraining vertrouwenspersoon en integriteit een optie. In deze training leer je alles over hoe om te gaan met mogelijke integriteitsschendingen binnen organisaties zodat je deze zaken met vertrouwen op kunt pakken.

Een externe vertrouwenspersoon inschakelen?

Wist u dat organisaties met 50 medewerkers of meer verplicht zijn om een regeling te hebben voor het intern melden van misstanden, of van vermoedens daarvan.

Die verplichting geldt nu bijna twee jaar en inmiddels hebben ook veel kleinere bedrijven regelingen getroffen die hierop aansluiten. Lees meer

Lees meer over vertrouwenspersoon: 

https://www.merlijngroep.nl/conflict/inzetbare-vertrouwenspersoon/

Of bekijk onze basisopleiding tot vertrouwenspersoon.