5 tips voor de OR om klokkenluiden te voorkomen. Deel 2: Goede procedures

Door Merlijn

Klik hier voor deel 1
Klik hier voor deel 3
Klik hier voor deel 4
Klik hier voor deel 5

Tip 2 voor de OR om klokkenluiden te voorkomen: Goede procedures

Voordat de weg van klokkenluiden gekozen kan worden zal men eerst de misstand moeten melden bij de eigen organisatie. Alleen indien men echt niet kan verwachten dat de medewerker intern meldt, bijvoorbeeld omdat het de bestuurder zelf betreft, kan men rechtstreeks naar het Huis voor Klokkenluiders (HvK) gaan. Men kan dus alleen maar bij het HvK terecht, indien de medewerker er intern niet uitgekomen is èn er sprake is van een misstand met een maatschappelijk belang. Bij goede interne procedures kan men dus zorgen dat de weg naar het HvK niet belopen hoeft te worden. (Zie ook het artikel van Sacha Spoor “Maak het Huis voor Klokkenluider werkeloos!”)
Het is voor een organisatie dus essentieel dat indien een medewerker merkt dat er ‘problemen’ zijn binnen de organisatie, hij voldoende mogelijkheden heeft om op eenvoudige wijze dit intern te kunnen melden. Om dit goed te kunnen realiseren moeten er goede procedures ontwikkeld worden.

Procedures

Veel bedrijven focussen bij het opstellen van procedures vooral op het regelen van de melding. Dat wil zeggen dat regels worden opgesteld over, waar medewerkers terecht kunnen met hun dilemma’s en zorgen. Maar is er eenmaal een melding gedaan, dan is het daarnaast ook belangrijk dat er goede procedures zijn voor het behandelen van deze melding. De onderzoeksprotocollen moeten duidelijk maken wie er verantwoordelijk is, wie onderzoek doet, wat er precies onderzocht moet worden en hoe dat teruggekoppeld zal worden. Als een melding gedaan wordt, kan het zijn dat de organisatie er intern wel degelijk mee aan de slag is gegaan, maar dat dit niet voor de medewerker zichtbaar is. Dit kan een gebrek aan vertrouwen creëren, en een situatie doen ontstaan van miscommunicatie die weer kan leiden tot wantrouwen of een vermindering van meldingen.

Taak OR

De OR kan hier pro-actief zijn, door er mede voor te zorgen dat er inderdaad goede procedures zijn opgesteld binnen de organisatie en dat de informatie hierover up-to-date is. Daarnaast kan de OR bewaken dat de gemaakte procedures gemakkelijk leesbaar en concreet zijn, dat de melder voldoende beschermd wordt, en er voor zorgen dat iedereen op de hoogte is van de procedures.

Goede procedures zijn dus procedures die niet alleen inhoudelijk adequaat zijn, maar die ook duidelijk en makkelijk toegankelijk zijn voor alle medewerkers. Een mooie taak voor de OR om hier een stempel op te drukken.

Meer lezen?

https://www.merlijngroep.nl/blog/5-tips-voor-or-om-klokkenluiden-te-voorkomen-deel-1-pro-actieve-betrokkenheid/